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Pfizer Pharma GmbH

  • Berlin
  • Post Date: 13. August 2024
Jobbeschreibung

Weltweit arbeiten Kolleg:innen bei Pfizer jeden Tag daran das Wohlbefinden, die Prävention, die Behandlungs- und Heilungschancen gegen die schwerwiegenden Erkrankungen unserer Zeit zu verbessern und voranzubringen. Einen Unterschied für alle zu machen, die sich auf uns verlassen, daran arbeiten wir seit mehr als 170 Jahren.

Während wir Medikamente und Impfstoffe entwickeln und unser Geschäft global ausweiten, halten wir jederzeit Ausschau nach neuen Talenten. Derzeit suchen wir Sie in Berlin als:

Medical Affairs Operations Specialist (m/w/d)



Der Medical Affairs Operations Specialist fungiert als Partner:in mit dem in-country Medical Affairs Team sowie, falls notwending, auch mit anderen Medical Affairs Teams. Als Teil des Medical Affairs Operations Teams wird so Expertise in den Bereichen der Organisation, Projektmanagement und in administrativen Kapazitäten bereitgestellt, um den regelkonformen (Compliance) und effizienten Betrieb sowie Durchführung der Aktivitäten im Bereich Medical Affairs zu gewährleisten.


  • Durchführung administrativer Aufgaben für Medical, einschließlich Korrespondenz, Zusammenstellen von Berichten über Projektmetrics, Organisation von Meetings sowie Unterstützung und Management bei finanziellen Angelegenheiten (Rechnungsstellung, Bestellungen (PO) usw.) in Übereinstimmung mit den relevanten SOPs, Arbeitsanweisungen und lokalen rechtlichen Anforderungen
  • Unterstützung bei der Planung, Tracking und Einhaltung des Budgets des Medical Departments
  • MAPP-Navigator Champion für das Medical Department
  • Erstellung und Pflege von Verteilerlisten und Organigrammen sowie Pflege und Verwaltung elektronischer Dateien
  • Verwalten von Bestellungen und Nachverfolgen von Rechnungen
  • Verwalten und Nachverfolgen von Verträgen mit externen Meinungsbildnern oder sonstigen Referenten
  • Zusammenarbeit mit dem Medical Affairs Team hinsichtlich Designs, Entwicklung, und Ausführung von Medical Projekten, inkl. einschließlich der Festlegung des Projektumfangs und der Vorbereitung des Budgets.
  • Pflegen eines einheitlichen Ablage- und Archivsystems
  • Aufbau und Pflege eines Netzwerks mit anderen Mitarbeitern von Medical Affairs Operations sowie mit Kollegen von Commercial. Regelmäßiger Austausch mit Kollegen, um best practice zu identifizieren und Effizienzen zu fördern
  • Unterstützung und Implementierung neuer Arbeitsweisen (Ways of Working), intern und externe Prozesse betreffend
  • Koordination bei der Einstellung neuer Kollegen und deren Schulungspläne
  • Kundenorientiertheit und das Verständnis über Abläufe in Medical Affairs, ihrer Aufgaben, Struktur und strategischer Ziele
  • Beisteuern von Ideen zur Förderung von Tempo und Enthusiasmus, sowie effiziente Ausführung der Arbeit


  • Mindestens Mittlerer Schulabschluss mit 6+ Jahren Berufserfahrung, oder BA/BS mit 2 Jahren Berufserfahrung

  • Fachkenntnisse und Beherrschung allgemeiner Büroabläufe

  • Berufserfahrung in vergleichbarer Position

  • Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten sowie Diskretion

  • Hohes Maß an Genauigkeit und Effizienz

  • Fließende deutsche Sprachkenntnisse sowieso sehr gute englische Sprachkenntnisse

  • Gute Kenntnisse von Microsoft Word, Excel, Power Point und Outlook

  • Erfahrung im Umgang mit Anwendungen wie Concur, Teams, Ariba, BOD, MAPP Navigator ist von Vorteil

  • Fähigkeit, sich in einem ändernden Arbeitsumfeld zurechtzufinden


Nice to have

  • Erfahrung in der Kundeninteraktion im pharmazeutischen Umfeld

  • Erfahrung im Projektmanagement

Breakthroughs that change patients' lives - Um unseren Unternehmenszweck zu erfüllen, leitet eine wertorientierte Unternehmenskultur unser Handeln. Pfizers Werte sind: Courage, Excellence, Equity, Joy.

Courage: Eine mutige Art und Weise, wie wir unsere Ziele erreichen, ist unsere unternehmensweite Strategie der digitalen Transformation. Unsere flachen Hierarchien ermöglichen kurze Entscheidungswege.

Excellence: Wir fokussieren uns auf das, was wirklich wichtig ist, übernehmen Verantwortung, messen Fortschritte und arbeiten vertrauensvoll zusammen. Gemeinsam setzen wir auf eine agile Arbeitsweise, die unsere Mitarbeiter:innen dazu ermutigt, sowohl ihr Privat- und Arbeitsleben in Einklang zu bringen als auch die persönliche Weiterentwicklung voranzutreiben.

Equity: Wir sind davon überzeugt, dass unterschiedliche Erfahrungen wertvoll sind, weshalb jede Meinung wertgeschätzt wird. Diese bereichern das gesamte Unternehmen. So fördern wir ein vielfältiges, inklusives Arbeitsumfeld in dem sich Kolleg:innen in verschiedenen Diversity, Equity & Inclusion Arbeitsgruppen wie u. a. Empowered Women, LGBT*IQ , DisAbility, X-Gen engagieren.

Joy: Wenn wir unsere Arbeit als sinnstiftend erleben, erhalten wir auch viel zurück. Das erreichen wir, indem wir stolz auf den Beitrag sind, den wir leisten, uns gegenseitig wertschätzen und dies auch mit Freude und Anerkennung teilen. Unser BRAVO Award Programm gibt uns eine wertschätzende Möglichkeit dazu. Unsere Mitarbeiter:innen profitieren auch während der Arbeitszeit von einem umfangreichen Betrieblichen Gesundheitsmanagement "Pfizer in Balance".

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