Jobbeschreibung
Für unser Vorstandsbüro suchen wir ab sofort in unbefristeter Anstellung eine
Büroleitung (m/w/d) des Vorstandsbüros
Wir bieten:
- Bezahlung nach dem Tarifvertrag für Versorgungsbetriebe (TV-V)
- 30 Tage Urlaub ausgehend von einer 5-Tage-Woche sowie 13 Gehälter pro Jahr
- Zuschuss zum Jobticket sowie kostenlose Parkplätze
- geregelte Arbeitszeiten und einen krisensicheren Arbeitsplatz
- individuelle Entwicklungsmöglichkeiten
- betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsangebote
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
Aufgaben:
- fachliche Leitung der Assistenz der Vorständin und der Assistenz der kaufmännischen Leitung sowie Koordination beider Bereiche und Sicherstellung der Zusammenarbeit
- Entwicklung, Überwachung und Verbesserung der Prozesse, Arbeitsabläufe und Organisationsschnittstellen, Weiterentwicklung der Wissensdatenbank sowie Erstellung der Personaleinsatzplanung
- Organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Verwaltungsratssitzung und Sicherstellung der Umsetzung der Ergebnisse
- Vor- und Aufbereitung von Informationen zur Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Stellungnahmen und Präsentationen der Vorständin
- Fristenverwaltung und Führen der Wiedervorlagen zu den Stimm- und Beteiligungsrechten der Vorständin in Ausschüssen und Gremien
- Verantwortung des Fördermittelmanagements in Bezug auf die Ermittlung von Anfragen, Kategorisierung von Förderprojekten und Abstimmung mit den Fachbereichen
- Unterstützung der Assistenzen und gegenseitige Vertretung
Profil:
- erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau/Kaufmann (m/w/d) für Bürokommunikation zuzüglich einer Weiterbildung als Fachwirt*in für Büro- und Projektorganisation oder durch langjährige, einschlägige Berufserfahrung gleichwertige erworbene Fachkenntnisse
- mehrjährige Erfahrung in der Führung von Mitarbeitenden und Erfahrung als Büroleitung oder vergleichbarer Position
- ausgeprägte, kundennahe Kommunikationsfähigkeit sowie ein versierter Umgang mit den Stakeholdern
- sehr gute Anwenderkenntnisse sämtlicher MS-Office-Produkte und digitaler Medien
- selbständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie ein souveränes Auftreten, Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift und ein sorgfältiger und zuverlässiger Arbeitsstil, Deutschkenntnisse auf C2-Niveau
- hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität und Belastbarkeit sowie die Bereitschaft zur Präsenzarbeit
Wir fördern ein gleichberechtigtes Zusammenarbeiten von Frauen und Männern, so dass Frauen nach Maßgabe unseres Gleichstellungsplans besonders berücksichtigt werden. Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Eignung den Vorzug.
Die Vergütung erfolgt nach der Entgeltgruppe 9 des Tarifvertrages für Versorgungsbetriebe (TV-V).
Ansprechpartnerin im Recruiting-Team.
Ansprechpartnerin im Recruiting-Team
Marta Molina
Telefon: 0221 221 22945
www.steb-koeln.de/karriere