Jobbeschreibung
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In‑ und Ausland Grundlagenforschung auf natur‑ und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Die Generalverwaltung sucht für ihre Abteilung Institute, in der auch das Büro der Biologisch-Medizinischen Sektion (BMS) angesiedelt ist, zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit für 19,5 Stunden pro Woche eine*n
Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement in der Wissenschaftsverwaltung
(Teilzeit 50%)
(Kennziffer 108/24)
Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation.
Als Team des BMS-Büros, bestehend aus aktuell sechs Mitarbeiter*innen, nehmen wir eine Brückenfunktion zwischen der Generalverwaltung und der Biologisch-Medizinischen Sektion ein, deren Forschungsschwerpunkte die Lebenswissenschaften in ihrer gesamten Breite und Komplexität widerspiegeln. Unser Kerngeschäft ist die Beratung und Unterstützung der Vorsitzenden bei der Wahrnehmung ihrer wissenschaftsgeleiteten und administrativen Aufgaben. In dieser Funktion unterstützen Sie die Leiterin des Sektionsbüros der BMS und ihr Team als Sachbearbeitung bei der administrativen Vor‑ und Nachbereitung der Gremiensitzungen und der wissenschaftlichen Symposien der Sektion.
- Sie sind auf administrativer Ebene für die Durchführung und Dokumentation der internationalen wissenschaftlichen Begutachtungen für die Berufung von Direktor*innen verantwortlich
- Sie bereiten Gremiensitzungen organisatorisch vor und nach und erarbeiten in Abstimmung mit der Büroleitung und den Referent*innen auch redaktionelle Beiträge
- Sie betreuen den Aufbau und die Pflege der Gutachter‑ und Beschlussdatenbank der Sektion
- Sie betreuen eigenständig die SharePoint‑basierten Teamräume für die Kommissionsarbeit und den Intranetauftritt der Sektion
- Sie erarbeiten Vorschläge zur Prozessoptimierung im Sektionsbüro und recherchieren nach geeigneten digitalen Anwendungen gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen
- Sie erledigen selbstständig und eigenverantwortlich eingehende Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Gemeinsam mit der Teamassistenz sorgen Sie für den reibungslosen organisatorischen und technischen Ablauf der Gremiensitzungen, welche persönlich, hybrid oder online durchgeführt werden
- Darüber hinaus erfüllen Sie klassische Verwaltungsaufgaben und Aufgaben des modernen Büromanagements
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*Kauffrau Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit, idealerweise im Bereich der Wissenschaftsverwaltung, der öffentlichen Verwaltung oder im Bildungsbereich, gerne aber auch als Einstiegsposition nach Ausbildungsabschluss
- Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und die Fähigkeit zum Formulieren und Redigieren von Texten in deutscher und englischer Sprache
- Hervorragende MS‑Office-Anwendungskenntnisse in Word, PowerPoint als auch Excel sowie wünschenswerterweise Kenntnisse mit Adressdatenbanken
- Freude an einer sorgfältigen, genauen und strukturierten Organisations‑ und Arbeitsweise sowie Liebe zum Detail
- Hohe Teamfähigkeit und Flexibilität, Zuverlässigkeit und exzellente Kommunikationsfähigkeiten
- Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen
Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses in Teilzeit (19,5 Stunden / Woche) bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von sechs Monaten bis drei Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
- Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
- Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns auf Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.
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