Jobbeschreibung
Die Staatliche Kunsthalle Baden-Baden ist seit ihrer Eröffnung im Jahr 1909 der kritischen Präsentation mit internationaler Gegenwartskunst verpflichtet. Sie ist ein Ort der Produktion und der Präsentation. Die Kunsthalle Baden-Baden verfolgt in ihrer Programmgestaltung einen transdisziplinären und transkulturellen Ansatz, der Kunst in einer notwendigen Auseinandersetzung mit einer diversen gesellschaftlichen Realität begreift.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt besetzen wir die Position als
Sekretär (m/w/d)
(in Vollzeit 39,5 Wochenstunden / unbefristet)
- Selbstständige Führung und Organisation des Sekretariats (z. B. Postbearbeitung, Bestellungen)
- Entlastung der Direktion bei allen anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft (z. B. Terminplanung, nationale und internationale Korrespondenz, Erstellung von Berichten)
- Organisation von Personalangelegenheiten (z. B. Bewerbermanagement)
- Zuständig für das Info-Postfach und die Telefonzentrale des Museums
- Telefonische und schriftliche Führungsannahme inkl. Angebotserstellung und Beratung
- Dienstreisemanagement (z. B. Erfassung von Dienstreiseanträgen, Reisekostenabrechnung)
- Unterstützung im Gebäudemanagement (z. B. Koordination der Reinigungsfirma)
- Koordination und Unterstützung bei der Durchführung von Projekten
- abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Ausbildung im öffentlichen Dienst
- Berufserfahrung im Sekretariat
- sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- sicherer Umgang mit gängiger Office-Software (Word, Outlook, Power Point, Excel etc.)
- Knowhow in Büroorganisation und Koordination
- Ideen zur Verbesserung bzw. Weiterentwicklung von internen Prozessen und Abläufen
- hohes Maß an Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
- hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Eigeninitiative
- Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Flexibilität, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich rasch in unterschiedliche Aufgabenbereiche einzuarbeiten
- Diskretion und Loyalität
Ein kreatives, spannendes Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen, internationalen Themen sowie einen unbefristeten Arbeitsvertrag nach EG9A des TV-L.
Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik. Die Bewerbungen von Frauen*, People of Color sowie Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.
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