Jobbeschreibung
Die Deutsche Bundesbank ist eine besondere Bank: Ein integraler Bestandteil des Europäischen Systems der Zentralbanken mit bedeutender Funktion in der Finanzstabilität, Bankenaufsicht, Geldpolitik und im Zahlungsverkehr in Deutschland. Allem voran jedoch sind wir ein starkes Team aus zuverlässigen und verantwortungsbewussten Menschen, die mit ihrer täglichen Arbeit die Voraussetzungen für einen stabilen Euro und eine funktionierende Wirtschaft schaffen. Finden auch Sie bei uns Ihre verantwortungsvolle Aufgabe!
Sekretär*in / Teamassistent*in für IT-Management
Arbeitsort: Frankfurt am Main
Anstellung: Vollzeit (Teilzeit ist grundsätzlich möglich), befristet (1,5 Jahre)
Stellen-ID: 2024_0793_02
Als zentrale Anlaufstelle für Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben sind wir als IT-Assistenzteam für die effiziente und reibungslose Abwicklung administrativer Prozesse verantwortlich. Unsere Tätigkeiten umfassen dabei nicht nur klassische Sekretariatsaufgaben für IT-Führungskräfte, sondern auch die Abwicklung und Bearbeitung essentieller Organisations- und Personalprozesse für den gesamten Fachbereich. Durch die enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Kolleg:innen in der IT als auch mit Ansprechpersonen aus anderen Fachbereichen bieten wir so einen umfassenden Service für die Führungskräfte und Beschäftigten in der IT. Zusätzlich übernehmen wir wichtige übergreifende Aufgaben wie die Organisation von Veranstaltungen, die PC-Koordination sowie die Funktion der Ausbildungsbeauftragten für den Ausbildungsgang „Kaufleute für Büromanagement“. Wenn Sie eine zentrale Rolle in unserem Team spielen möchten, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
- Koordinieren und bearbeiten Sie interne Organisations- und Personalprozesse eigenverantwortlich.
- Verwalten Sie das Dokumentenmanagementsystem FAVIS federführend und sorgen Sie für dessen effiziente Nutzung.
- Verantworten Sie stellvertretend die Organisation des Sekretariats für zum Teil hochrangige IT-Führungskräfte. Hierfür koordinieren und planen Sie Termine, organisieren Dienstreisen im In- und Ausland, bereiten Sitzungen und Termine vor und betreuen in- und ausländische Gäste.
- Wirken Sie bei der Prozessgestaltung des IT-Assistenzteams mit.
- Organisieren Sie IT-Großveranstaltungen inkl. der damit verbundenen Beschaffungsmaßnahmen.
- Unterstützen Sie andere IT-Einheiten, beispielsweise durch die Erstellung von Redaktionsplänen oder die Bearbeitung von Bewerbungen für Schülerpraktika.
- Abgeschlossene kaufmännische, Sekretariats- oder vergleichbare Ausbildung
- Erfahrung im Sekretariatsbereich bzw. als Teamassistenz oder in der Prozessgestaltung
- Kenntnisse der Aufbau- und Ablauforganisation sowie der Aufgaben der Deutschen Bundesbank
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office, SAP-Anwendungen und weiterer Systeme (z. B. Videokonferenz-, Dokumentenmanagement- und Buchungssysteme)
- Teamfähigkeit gepaart mit einer ausgeprägten Serviceorientierung und selbstständiger sowie strukturierter Arbeitsweise
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Vergütung & Perspektiven
Vergütung in Anlehnung an den TVöD auf Basis der Entgeltgruppe E 8, zzgl. Bankzulage, abwechslungsreiche Aufgaben, zielgerichtete Einarbeitung, Umfangreiches Weiterbildungsangebot
New Work
gute technische Ausstattung (z. B. Smartphone, Tablet, Notebook), Arbeitszeit: 39 Stunden/Woche, 30 Tage Urlaub, Gleitzeit mit Zeitausgleich für Mehrarbeit, Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Work-Life-Balance, Homeoffice-Möglichkeiten innerhalb Deutschlands
Zusatzleistungen
betriebliches Gesundheitsmanagement, Betriebsrestaurant, kostenloses Jobticket, gute Verkehrsanbindung (Bus & Bahn), zentrale Lage, kostenlose Parkplätze