Jobbeschreibung
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das Institut für Produktionstechnik (WBK) zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet auf 2 Jahre eine/einen
Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter (w/m/d)
Vollzeit
Sie unterstützen die Abteilungsleitung in administrativen Belangen eines Förderprojektes.
Zu Ihren Aufgaben zählen:
- Controlling der Sach- und Investitionsmittel inklusive der Erarbeitung von Lösungen zu budget- und kostenrelevanten Problemstellungen
- Erstellung von Entscheidungsgrundlagen für die Abteilungsleiterin
- Analyse von Abweichungen bei Unter-/Überschreitung von bewilligten Mitteln und tatsächlichen Verbrauch sowie die Erarbeitung geeigneter Maßnahmen zum Ausgleich der Differenz.
- Eigenständige Prüfung, korrekte Verbuchung, Dokumentation und Erfassung von Reisekostenanträgen und projektbezogenen Ausgaben
- Abwicklung von Beschaffungsvorgängen mit dem SAP-Bestellsystem
- Abwicklung von Einstellungen studentischer und wissenschaftlicher Hilfskräfte
- Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation sowie relevante Berufserfahrungen.
- Kompetenzen: Den sicheren Umgang mit Microsoft Office Tools setzen wir voraus. Die deutsche Sprache beherrschen Sie sicher in Wort und Schrift und Sie verfügen über gute Englischkenntnisse. Idealerweise bringen Sie SAP-Kenntnisse mit.
- Arbeitsstil und Softskills: Persönlich zeichnen Sie sich durch eine hohe Zuverlässigkeit sowie eine selbstständige, eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise aus. Sie überzeugen durch ein freundliches, verbindliches Auftreten sowie eine starke Kunden- und Serviceorientierung. Organisationstalent sowie eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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