Jobbeschreibung
Entdecken Sie HELM als besonderes Familienunternehmen und als attraktiven Arbeitgeber. Unser Ziel ist es, durch ständigen Austausch und Vernetzung im globalen Teamwork unseren Kunden zukunftsorientierte Lösungen anzubieten. Zu jeder Zeit, an jedem Ort. Dies lässt uns proaktiv handeln und langfristig denken – im operativen Geschäft, Qualitätsmanagement, der Prozessoptimierung, Produktentwicklung und Distribution. So sind wir Innovationstreiber, Möglichmacher und verlässlicher Partner in einem.Unser European Business Service in der Service Unit Europe stellt eine/n Administrative Assistant (m/w/d) ein.
- Administrative Aufgaben und Projektunterstützung sind für Dich kein "Fremdwort".
- Du übernimmst proaktiv Service- und Projektaufgaben wie das Vertragsmanagement. Dazu gehören die Datenbankpflege, Vertragsübersetzungen, Vertragsprüfungen, Vertragsaktualisierungen sowie die Einhaltung und der Review von Vertragsprozessen. Dies setzt du insbesondere im Bereich Facility-, Fleet- und Business Travelmanagement um.
- Du hilfst auf europäischer Ebene bei der allgemeinen Organisation des Fleetmanagement. Hierbei hast du die Laufzeiten im Blick und hältst die Daten auf dem aktuellen Stand.
- Darüber hinaus unterstützt Du bei operativen Aufgaben der Service Unit in Bezug auf Notariatsangelegenheiten (dies betrifft unsere Europäischen Legal Entities).
- Du unterstützt im Meeting- und Eventmanagement. Hierbei hilfst du den Kollegen bei Ihren Visa Angelegenheiten.
- Als Organisationstalent kümmerst du dich aktiv um neue Mitarbeiter und Geschäftspartner der Service Unit. Du garantierst ein gutes Onboarding für neue Mitarbeitende der Service Unit.
- Die Erstellung von PowerPoint-Präsentationen gehört ebenfalls zu deinen Aufgaben.
- Die Pflege von allgemeinen Mailinglisten, Abteilungsdokumenten und die Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben runden Dein Profil ab.
- Du verfügst über eine über eine abgeschlossene Ausbildung im administrativen oder kaufmännischen Bereich. Alternativ kennst du dich mit Projektarbeit aus oder bringst ähnliche Qualifikationen mit. Du hast mindestens zwei Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise in einer internationalen Organisation.
- Du zeichnest Dich durch Deine selbständige, proaktive Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität aus, bist offen für neue Projektaufgaben und arbeitest gerne in einem internationalen Serviceumfeld mit Deinen KollegInnen aus ganz Europa.
- Du navigierst mühelos durch das Microsoft Office-Paket und kannst die verschiedenen Anwendungen (Outlook, PowerPoint, Teams, Excel, Word, Office 356) problemlos nutzen.
- Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten sowohl in der englischen als auch in der deutschen Sprache.
- Dank Deiner positiven und aufgeschlossenen Persönlichkeit fällt es Dir leicht und macht Dir Spaß, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten.
- Du bist ein guter Teamplayer und hast Freude an der Erbringung von Serviceleistungen.
- Deine Vertraulichkeit, bedingt durch den Umgang mit sensiblen Daten, rundet Dein Profil ab.
Jede:r Einzelne trägt durch verantwortungsvolles Handeln, beste Fachkenntnisse und einzigartigen Service täglich zum Erfolg von HELM bei. Dieses Engagement honorieren wir – nicht nur mit internationalen Entwicklungsperspektiven, Aufstiegschancen und Weiterbildungen. Sondern auch durch Leistungen, die optimale Rahmenbedingungen für eine Work-Life- Balance bieten.View More