Jobbeschreibung
Das Max-Planck-Institut für Bildungsforschung ist ein international ausgerichtetes wissenschaftliches Forschungsinstitut in Berlin mit derzeit circa 350 Mitarbeiter*innen aus der ganzen Welt. Wir erforschen multidisziplinär die Voraussetzungen und Prozesse menschlicher Entwicklung und Bildung. Unser Ziel ist es, zu verstehen, wie Menschen sich in ihrer Umgebung entwickeln, in ihr agieren und von ihr beeinflusst werden. Wir wollen Erkenntnisse zugänglich machen und Wissensräume schaffen, um unserer Gesellschaft die wirksame Gestaltung der Lebenswelt zu ermöglichen. Interdisziplinarität, Spitzenforschung und großer intellektueller Freiraum prägen dabei unsere Arbeit.
Das Max-Planck-Institut für Bildungsforschung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Verwaltung eine
Assistenz (m/w/d) der Verwaltungsleitung
in Vollzeit, 39 Stunden / Woche, bis Entgeltgruppe 9b TVöD (unbefristet)
- Assistenz der Verwaltungsleitung im Tagesgeschäft
- Führung und Weiterentwicklung des Büros der Verwaltungsleitung
- zentrale Schnittstelle innerhalb der Verwaltung und zu den Forschungs- und Servicebereichen des Instituts
- Unterstützung der monatlichen Leitungskonferenz (LK) des Instituts
- Zuarbeit zur Optimierung bestehender Verwaltungsprozesse
- Terminorganisation und Reiseplanung, Ablage und Aktenführung, Pflege der Regularien
- Bearbeitung der Ein- / Ausgangspost
- Erledigung der Korrespondenz und Verfassen von Texten in deutscher und englischer Sprache
- Pflege des Intranetauftritts der Verwaltung und des Formularcenters
- Vorbereitung und Durchführung von Wahlen der Organe und Gremien
Neben der Freude im Umgang mit Menschen, Teamfähigkeit, Organisationstalent sowie Selbstständigkeit und Ausdauer, auch bei hohem Arbeitsaufkommen, verfügen Sie über:
- Hochschulabschluss oder eine entsprechende Berufsausbildung (z.B. Fremdsprachensekretär*in, kaufmännischer oder Verwaltungsberuf)
- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
- diskrete und serviceorientierte Persönlichkeit mit hohem Verantwortungsbewusstsein und einem freundlichen / verbindlichen Auftreten
- sicheren Umgang mit Kommunikationstechnik, Datenbanken und MS-Office-Programmen
- sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse, stilsichere und formsichere Korrespondenz
- Spaß am selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten in einem dynamischen und vielfältigen Tagesgeschäft
- mehrjährige Berufserfahrung im Geschäftsführungsbereich oder in entsprechender Position ist erwünscht (vorzugsweise in Forschungseinrichtungen oder der Verwaltung im öffentlich-rechtlichen Bereich)
Die Vergütung erfolgt je nach Qualifikation und Erfahrung bis Entgeltgruppe 9b TVöD Bund. Darüber hinaus bieten wir Ihnen eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem engagierten und aufgeschlossenen Team in einer der führenden deutschen Institutionen der Spitzenforschung mit einem internationalen Umfeld.
Außerdem warten auf Sie:
- Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes und Zuschuss zum Deutschlandticket-Job
- flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit), mobile Arbeit an bis zu zwei Tagen pro Woche
- 30 Urlaubstage, zusätzlich 24.12. und 31.12. frei
- Kindergartenkooperation und eigene Kontingente
- Eltern-Kind-Zimmer
- modernste Arbeitsbedingungen und eine angenehme Arbeitsatmosphäre
- ein Ambiente zum Wohlfühlen – schönes Institutsgebäude mit eigener Kantine und Garten in einer sehr gut angebundenen grünen und ruhigen Umgebung
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.
View More