Jobbeschreibung
Das Max-Planck-Institut für extraterrestrische Physik (MPE) in Garching bei München ist mit seinen Arbeitsbereichen Infrarot- und Submillimeter-Astronomie, Hochenergie-Astronomie, Optische und Interpretative Astronomie und Zentrum für astrochemische Studien weltweit führend auf dem Gebiet der bodengebundenen und weltraumgestützten experimentellen Astronomie. Zur Untertützung eines Nobelpreisträgers sowie unserer laufenden Projekte und des Sekretariates in der Infrarotgruppe suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in Vollzeit eine*n
Fremdsprachensekretär*in mit Schwerpunkt auf Kommunikation und Eventmanagement
Kennziffer 18/2024
Erwünscht ist eine teamfähige, flexible, kreative und belastbare Persönlichkeit mit Organisationstalent und guten interpersonellen Kommunikationsfähigkeiten sowie der Fähigkeit, selbstständig Problemlösungen zu erarbeiten.
- Zentrale Vertrauensperson zur Unterstützung des Direktors sowie Nobelpreisträgers in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten sowie im operativen Tagesgeschäft
- Koordination sowie Vor- und Nachbereitung sämtlicher Termine und Meetings (telefonisch, analog und digital)
- Abwicklung der Korrespondenz in Deutsch, Englisch und weiteren Sprachen sowie Erstellung von Unterlagen und Briefings
- Terminplanung und -überwachung sowie Reisemanagement (Organisation und Planung von In- und Auslandsreisen)
- Sicherstellung des Terminmanagements sowie eines reibungslosen Tagesablaufs durch eine eigenständige Büroorganisation
- Erstellung von Präsentationen und Vorlagen für verschiedenste Zielgruppen
- Interne und externe Kommunikation mit wissenschaftlichen Kooperationspartnern sowie herausragenden Persönlichkeiten des öffentlichen wie politischen Lebens
- Organisation, Planung und Durchführung von Veranstaltungen sowie Projektmeetings, Tagungen und Konferenzen sowohl in Präsenz als auch digital
- Erstellung detaillierter Veranstaltungs- und Budgetpläne unter Einhaltung aller relevanten Vorschriften und Gesetze im Zusammenhang mit Veranstaltungen (z.B. Vergaberecht, Datenschutz)
- Betreuung von Veranstaltungen und Events vor Ort, u.a. auch in außergewöhnlichen Locations (Schloss Ringberg am Tegernsee)
- Betreuung zahlreicher internationaler Gäste und Besucher*innen
- Bei Bedarf Übernahme projektbezogener Sonderaufgaben
- Ausbildung zum*zur Fremdsprachensekretär*in, Bürokaufmann*frau oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Leitungsebene, vorzugsweise in Wissenschaftseinrichtungen oder Forschungsorganisationen
- Freude an der Arbeit im internationalen und interkulturellen Umfeld
- Sie überzeugen durch eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
- Absolute Loyalität und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
- Sie sind ein Organisationstalent und Teamplayer*in mit hoher Eigenmotivation
- Proaktivität, Eigenverantwortlichkeit, Teamgeist und Flexibilität bereiten Ihnen Freude
- Exzellente mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch
- Arbeiten in einem internationalen Umfeld an einem der führenden Forschungsinstitute auf dem Gebiet der Astronomie
- Gute Arbeitsatmosphäre in einem motivierten, leistungsorientierten und multiprofessionellen Team
- Transparente Bezahlung nach dem TVöD Bund (Einstufung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung) mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie z.B. eine attraktive Altersvorsorge (VBL) und einer garantierten Jahressonderzahlung
- Gezielte Einarbeitung von erfahrenen Kolleg*innen
- Interne und externe Fort- und Weiterbildungen nach den individuellen Bedürfnissen
- Bei Bedarf vorübergehende Bereitstellung einer Wohnung
- Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung
- Eine private Unfallversicherung innerhalb eines Rahmenvertrags für alle Mitarbeiter*innen
- Gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV (U-Bahn und Bus)
- Ein Zuschuss zum IsarCardJob-Ticket und Deutschlandticket
- Kantine in unmittelbarer Nähe, weitere Verpflegungsmöglichkeiten in der Umgebung