Jobbeschreibung
Die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel (CAU) ist das wissenschaftliche Zentrum Schleswig-Holsteins. Mehr als 2.000 Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und rund 450 Professuren bilden ca. 27.000 Studierende aus. Insgesamt beschäftigt die CAU rund 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist eine der größten Arbeitgeberinnen der Region.
Das Präsidium der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt in der Stabsstelle Präsidialbereich eine
Assistenz (m/w/d) für das Präsidium
Einrichtung:
Stabsstelle Präsidialbereich
Dr. Solveig Randhahn
Christian-Albrechts-Platz 4, 24118 Kiel
Umfang:
38,7 Stunden (100%)
Bewerbungsfrist:
31.08.2024
Vergütung:
bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L
(bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
Besetzungszeitraum:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
unbefristet
- Allgemeine Assistenz- und Verwaltungsaufgaben in den Büros der Vizepräsident*innen (insb. Koordination von Terminen, Post/Emails, Begleitung von Gesprächen/Sitzungen, Dienstreisen administrieren, usw.)
- Veranstaltungen des Präsidiums vorbereiten und begleiten
- Protokolle führen, Vermerke und Berichte verfassen
- Erstellung von Präsentationen
- Websitepflege
- Administrative Unterstützung bei Stellenbesetzungsverfahren
- Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen und Rechnungen
- Eine abgeschlossene Ausbildung zur*zum Kauffrau*mann für Büromanagement oder Bürokommunikation bzw. zur*zum Verwaltungsfachangestellten oder ein vergleichbarer qualifizierender administrativ geprägter Berufsabschluss oder ein erster berufsqualifizierender Abschluss und mindestens drei-jährige nachgewiesene Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit oder eine mindestens drei-jährige Tätigkeit in einem Sekretariat einer Universität oder der Landesverwaltung, sofern bei letzterem das Beschäftigungsverhältnis zum Zeitpunkt der Bewerbung nochbesteht.
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in der Assistenz von Leitungspositionen
- sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel inkl. Excel-Funktionen, PowerPoint)
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B1)
Persönliche Fähigkeiten:
- Schnelle Auffassungsaufgabe, Belastbarkeit, Teamfähigkeit und Flexibilität sowie Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit zur Diskretion und im Umgang mit vertraulichen Angelegenheiten
Wünschenswert sind:
- Büroerfahrungen im Hochschulbereich
- Fähigkeit zum selbstständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
- Von Vorteil sind eine zusätzliche Ausbildung und Erfahrung in Management-Assistenz
- Grundkenntnisse in der Pflege von Internetseiten
- eine abwechslungsreiche, eigenverantwortliche und vielfältige Tätigkeit in einem engagierten, innovativen Umfeld mit der Möglichkeit, Entwicklungen mitzugestalten
- tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung
- eine gute Work-Life Balance durch die Möglichkeit der variablen Arbeitszeit
- Mitarbeiterkonditionen (z. B. Mensa, Hochschulsport)
- 30 Tage Erholungsurlaub pro Jahr
- Jobticket für den ÖPNV
- eine betriebliche Altersvorsorge mit hoher Zuzahlung durch den Arbeitgeber
- einen sicheren Arbeitsplatz beim Land sowie ein universitäres Umfeld mit seiner lebendigen und internationalen Atmosphäre
- zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten