Jobbeschreibung
Wir sind Xempus, Deutschlands führende unabhängige Software-as-Service (SaaS)-Plattform für den Vertrieb und die Verwaltung betrieblicher Vorsorgelösungen. Unsere Mission: Betriebliche Vorsorge digital und verständlich, effizient und für jeden zugänglich zu machen. Seit 2007 arbeiten wir stetig daran, die Digitalisierung der Versicherungsbranche voranzutreiben. Wir bei Xempus sind davon überzeugt, dass wir alle gemeinsam etwas bewirken können – egal von wo! Ob von einem unserer Büros oder von zu Hause – Komm zu uns und lass uns gemeinsam eine sicherere Zukunft für alle schaffen!
Bei XEMPUS arbeiten +180 Menschen an einer ganz besonderen Vision: Wir machen die Zukunft planbar. Seit 2007 gestalten wir die digitale Transformation in der Versicherungsbranche. Die Vorsorge wird vernetzt, intelligent und für alle zugänglich. Wir wissen, wovon unsere erfolgreiche Zukunft abhängt: von unserem Team, von den Menschen hinter dem Namen Xempus.
Wir haben ambitionierte Ziele. Für die Umsetzung brauchen wir dich!
Office Management (m/w/d) in Teilzeit
Das Office Team ist immer und überall mit dabei – als erste Ansprechperson unterstützt du hier bei uns vor Ort und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf im Büro. Das bedeutet die Besetzung von Empfang und Telefonzentrale, die Betreuung von Gästen und Räumlichkeiten sowie die Unterstützung bei der Poststelle und Veranstaltungsplanung.
Deine Aufgaben im Überblick:
- In unserem gut angebundenen Büro Nahe der Donnersberger Brücke betreust du den Empfang und sorgst dafür, dass immer jemand erreichbar ist
- Auf Deutsch und Englisch nimmst du Anfragen von unseren Mitarbeitenden sowie eingehende Telefonate entgegen
- Wenn externer Besuch erwartet wird, bereitest du Besucherausweise vor, organisierst die Raumbuchung und richtest die Meetingräume her
- Du regelst den Postein- und Ausgang
- Wenn Teamevents oder Firmenfeiern anstehen, hilfst du bei der Vorbereitung und kannst deine eigenen Ideen einbringen (z.B. Sommerfest, Wiesn, Weihnachtsfeier, wöchentliches Mittagessen, Team-Tage, etc.)
- Bei kleineren Events übernimmst du die Organisation des Caterings
- Außerdem bist du für die Reisebuchungen von Kollegen zu Terminen und Events zuständig
- Du unterstützt bei den On- und Off-Boarding Prozessen neuer Mitarbeiter
- Du machst die Bestellungen für das Büro (Verbrauchsmaterial, Büromaterial, etc.)
- Pro Quartal setzt du die Sitzung zum Thema Arbeitssicherheit inklusive z.B. der Organisation der Grippeschutzimpfung um
- Zudem bist du für das Einhalten und die Organisation diverser Wartungsintervalle zuständig (Klimaanlage, Feuerlöscher, etc.)
- Du bist Ansprechpartner für unsere Untermieter und stimmst dich mit dem Hausmeister und der Hausverwaltung z.B. bezüglich Reparaturen ab
- In unserer gemeinschaftlich genutzten Küche sorgst du für Ordnung (das Putzen übernimmt regelmäßig ein Dienstleister), räumst die Spülmaschine aus und füllst den Getränkekühlschrank auf
- Du hast Spaß daran, unserem Office Team und allen Mitarbeitenden ihren Arbeitsalltag zu erleichtern
- Du bist kommunikativ und gern in einer repräsentativen Rolle tätig
- Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse
- Zuverlässigkeit und Hilfsbereitschaft
- Steige bei einem der führenden Insurtechs in Europa in die nächste Wachstumsphase mit ein
- Möglichkeit zur Teilnahme an einem der umfangreichsten Aktienoptionsprogramme für Mitarbeiter innerhalb der Branche
- Deutschlands beste betriebliche Altersvorsorge! (100€ geschenkt + 100% Aufschlag auf jeden €, den du gibst)
- Betriebliche Krankenversicherung (600 € Rückerstattung verschiedener medizinischer und pharmazeutischer Behandlungskosten pro Jahr)
- Gestaltungsspielraum und schnelle Entscheidungen in einem dynamischen, innovativen Umfeld
- Teamgeist, Zusammenhalt und großartige Kollegen (Unternehmungen, Betriebsfeiern, Charity Events, etc.)
- Diverse Lern- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten: individuelles jährliches Weiterbildungsbudget, kostenlose Kurse und ein transparentes Modell zur Karriereentwicklung
- Abwechslungsreiche Gesundheitsförderung mit Jobrad und EGYM Wellpass
- Ein modernes Büro, Getränke & Obst gehen aufs Haus
- Deinen 30-tägigen Urlaubsanspruch kannst du bei Bedarf unbezahlt erweitern