Jobbeschreibung
Arbeitgeber: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
Einsatzort: 80331 München
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre Abteilung Forschungspolitik und Außenbeziehungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit für 19,5 Stunden pro Woche eine*n
Kaufmann*frau Büromanagement für die Abteilung Forschungspolitik und Außenbeziehungen
(Teilzeit 50%)
(Kennziffer 106/24)
Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation.
Unsere Abteilung bearbeitet ausgewählte, für die strategische und politische Fortentwicklung der MPG relevante Themen wie Evaluation, Fachbeiratswesen oder Nachhaltigkeit. Wir koordinieren den Nominationsprozess für den Max-Planck-Humboldt-Forschungspreis sowie für zahlreiche weitere Wissenschaftspreise und begleiten Forschungsprojekte zur Geschichte der MPG / KWG.
Als Kaufmann*frau Büromanagement für die Abteilung Forschungspolitik und Außenbeziehungen übernehmen Sie anfallende Sekretariats- und Assistenzarbeiten für unsere Abteilungs- und Referatsleitung sowie die Sachbearbeitung für das Referat Evaluation und Wissenschaftspreise.
- Terminliche und organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen, Konferenzen und Sitzungen (Präsenz, Hybrid, Videokonferenz)
- Koordination der Prozesse im Rahmen von Einkauf, Beschaffung, Ausschreibung, Vertragsgestaltung und Rechnungsprüfung
- Reisemanagement
- Sachbearbeitende Tätigkeiten, wie z.B. Recherchen, Aufbereitung und Pflege referatsbezogener Daten
- Organisation des analogen und digitalen Postein- und ‑ausgangs sowie Postverteilung
- Erstellung von Vorlagen und Erledigung von Schriftverkehr, auch in englischer Sprache
- Führen von analogen und digitalen Organisationsakten des Referats, Pflege des Dokumentenmanagementsystems
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*frau Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. Kenntnisse und Fähigkeiten
- Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit ist wünschenswert
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen als auch von Datenbank-, Web- und Videokonferenzapplikationen
- Erfahrung im vernetzten, teamorientierten Arbeiten
- Hohes Maß an Flexibilität, Organisationstalent und Belastbarkeit
- Zuverlässigkeit, Sorgfalt, Engagement und Kommunikationsstärke
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift als auch eine sehr gute Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift