Jobbeschreibung
Das Japanische Generalkonsulat München ist für die Bundesländer Bayern und Baden-Württemberg zuständig. Zu den Hauptaufgaben gehören:
- Ausbau der deutsch-japanischen Wirtschafts- und Wissenschaftsbeziehungen
- Vertiefung des gegenseitigen Verständnisses und der Freundschaft zwischen den Ländern （Kultur, Kunst, usw.）
- Konsularische Angelegenheiten (Reisepass, Visum, usw.)
Das Japanisches Generalkonsulat München sucht zwischen 23. Juli und 09. August 2024 eine/n Mitarbeiter/in im Angestelltenverhältnis als Assistenz eines hochrangigen Konsuls.
Arbeitszeit: Vollzeit (38,75 Stunden pro Woche)
Beschäftigungsdauer: Von 01. September 2024 bis 31. August 2025.
Betreuung des Terminkalenders eines Konsuls:
- Terminplanung und -koordination
- Kommunikation mit externen Ansprechpartnern
- Logistische Vorbereitung von Terminen (wie Hotel-, Flug- oder Zugbuchungen)
Allgemeine Sekretariatsaufgaben und Büroorganisation:
- Bearbeitung von Einladungen und Anfragen
- Führen der Korrespondenz
- Datenbankpflege
- Archivierung
Weitere Aufgaben:
- Organisatorische Vorbereitung und Hilfe bei der Durchführung von Veranstaltungen des Konsulats
- Betreuung von Gästen
- Allgemeine Tätigkeiten der Sachbearbeitung
- Logistische Hilfe anlässlich eines großen Events (z.B. Münchener Sicherheitskonferenz oder Empfang des nationalen Feiertags)
- Abgeschlossene Hochschulausbildung oder abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-/Sekretariatsbereich sind wünschenswert
- Beherrschung der deutschen Sprache auf muttersprachlichem Niveau
- Sehr gute Englischkenntnisse
- Sehr gute Japanisch Kenntnisse sind wünschenswert
- Belastbarkeit und Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
- Sicherer Umgang mit MS-Office (insb. Word, Excel und Access)
- Gute Kommunikationsfähigkeit, verbindliches Auftreten und Sicherheit im schriftlichen Ausdruck
- Fähigkeit zu selbständigem Arbeiten
- Teamfähigkeit