Jobbeschreibung
.... zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vorzimmerassistenz (m/w/d)
für das Dezernat für Mobilität und Umwelt
BesGr A 9 LBesO (Laufbahngruppe 1) oder EG 9a TVöD
Dem Dezernat für Mobilität und Umwelt der Landeshauptstadt Düsseldorf sind das Amt für Umwelt- und Verbraucherschutz, das Amt für Verkehrsmanagement, das Garten-, Friedhofs- und Forstamt sowie das Amt für Brücken-, Tunnel- und Stadtbahnbau zugeordnet.
Zur Verstärkung des Teams des Beigeordneten wird eine aufgeschlossene und engagierte Person gesucht. Die Tätigkeiten sind vielfältig, erfordern Flexibilität und eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit. Offenheit, Loyalität und Freude an der Kommunikation sind wichtige Grundlagen.
- Büroorganisation des Geschäftszimmers, Terminkoordination des Beigeordneten
- Erledigung allgemeiner Verwaltungsarbeiten wie beispielsweise die Annahme, Vermittlung und Beantwortung telefonischer Anfragen
- Vor- und Nachbereitung von Gesprächsterminen, Arbeitskreisen und Konferenzen
- Übernahme von Recherchearbeiten, selbständige Informationsbeschaffung und -analyse
- Zusammenstellung von Terminmappen und Überwachung der Wiedervorlage
- Vorbereitung und Planung von Dienstreisen einschließlich Erledigung des entsprechenden Schriftverkehrs, Führung der Abwesenheitserfassung (Urlaub/Krankheit) sowie das Anliegen- und Beschwerdemanagement (Annahme, Verteilung, Controlling).
- abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren in einem für den Sekretariatsbereich förderlichen Beruf oder Verwaltungsfachangestellte*r / Verwaltungswirt*in
- mehrjährige Erfahrung in der Arbeit in einem Geschäftszimmer oder Sekretariat beziehungsweise einer vergleichbaren Tätigkeit; Kenntnisse der Kommunalverwaltung sind wünschenswert
- gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit, fundierte Rechtschreibkenntnisse sowie ein hohes Maß an Belastbarkeit
- gepflegtes, souveränes und freundliches Auftreten sowie Loyalität, Diskretion und Verantwortungbewusstsein
- Teamfähigkeit, Sorgfalt und Organisationsgeschick
- gute Kenntnisse im Umgang mit der gängigen Standardsoftware und Spezialsoftware (Outlook, Powerpoint, Word, Excel, Loga, ProTime, Session, xFlow).
Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist eine Einstellung im Beamtenverhältnis möglich.
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