Jobbeschreibung
Assistenz der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d) Standort: Düsseldorf, Vertrag: Teilzeit/Vollzeit (unbefristet), Vergütung: Entgeltgruppe 11 TV-L, Bewerbungsfrist: 13.08.2024 Ihre Mission: Zukunft und Digitalisierung gestalten. Für NRW. Für IT.NRW. Bei IT.NRW geht es um mehr als »nur« einen Job. Es geht um einen wichtigen gesellschaftlichen Auftrag: ein ganzes Bundesland digital vorwärtsbringen. Als Assistenz der Geschäftsbereichsleitung (m/w/d) unterstützen Sie diese bei den Arbeitsabläufen des gesamten Geschäftsbereichs. Somit tragen Sie zur Sicherung und Gewährleistung effizienter Aufgabenerledigung innerhalb der Landesverwaltung bei. Bringen Sie sich jetzt ein und leisten Sie einen wichtigen Beitrag für 18 Millionen Bürgerinnen und Bürger in NRW! Ihre Bereiche: Geschäftsbereiche »Fachverfahrensbetreuung & Betrieb« sowie »Technik« Im Geschäftsbereich »Fachverfahrensbetreuung & Betrieb« werden IT-Lösungen für höchst unterschiedliche Aufgabenstellungen aus der Landesverwaltung NRW konzipiert, erstellt und betrieben. Dabei werden sowohl standardisierte IT-Lösungen eingesetzt als auch fachspezifische Lösungen gemäß den Kundenanforderungen realisiert. Die Servicebündel übernehmen dabei die Ende-zu-Ende-Verantwortung gegenüber den Kunden - von der fachlichen Beratung bis hin zur technischen Realisierung und zum Betrieb. Der Geschäftsbereich »Technik« stellt die IT-Infrastruktur, Basis-Komponenten und Services für einen sicheren Betrieb des Landes bereit. Er ist gegliedert in sechs Servicebündel: IT-Betriebssicherung, IT-Fabrik, IT-Hosting-Plattformen, LVN-Services, Druck-, Kuvertier- & Scanzentrum und Workplace Management. Stiftet Sinn: Ihre Aufgaben Ihre Haupttätigkeit: Sie agieren als Büroleitung für die Geschäftsbereichsleitung und übernehmen z.B. Aufgaben wie Terminkoordinierung, Einladungsverwaltung, Raumreservierung, Organisation von Dienstreisen und Verwaltung der IT-Infrastruktur. Sie betreiben das Sitzungsmanagement für die Geschäftsbereichsleitung (Moderation, Protokollierung, Aufgabenverteilung, bedarfsgerechte Vorbereitung von Präsentationen sowie Dokumentenverwaltung mit Hilfe der E-Akte). Sie behalten den Überblick über die Personalangelegenheiten des Geschäftsbereiches. Darüber hinaus planen und steuern Sie die Kostenstelle und unterstützen bei der betriebswirtschaftlichen Steuerung des Geschäftsbereichs. Sie unterstützen die Geschäftsbereichsleitung und steuern interne Abläufe sowie die Kommunikation bei übergreifenden Aufgaben. Sie koordinieren und organisieren verschiedene Projekte im Geschäftsbereich. Ihr Aufgabenfeld umfasst zudem: Sie pflegen und überwachen Zielvereinbarungen auf unterschiedlichen Entscheidungsebenen. Sie erheben Kennzahlen zur strategischen Steuerung des Geschäftsbereichs. Sie etablieren ein geschäftsbereichsweites Berichtswesen. Bewegt mehr: Ihr Profil Sie bringen mit: Abgeschlossenes Fachhochschul- oder Bachelorstudium im Bereich Betriebswirtschaftslehre, Wirtschaftswissenschaften, Informationstechnik oder in einem Studiengang mit IT-Bezug Alternativ zum Studium: Abschluss als Operative Professional, Abschluss als geprüfte/r Betriebswirt/in IHK (DQR 7) oder langjährige einschlägige Berufserfahrung in der IT Berufserfahrung in der persönlichen Unterstützung von Führungskräften vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung oder im IT-Bereich Sicherheit im Umgang mit den gängigen Office-Werkzeugen sowie mit Kollaborationsplattformen (z.B. Confluence, SharePoint) und Videokonferenzlösungen Sicheres Deutsch (in Wort und Schrift) Wünschenswert sind zudem: Sicherer Umgang mit Ansprechpersonen der Obersten Landesbehörde Umfangreiches IT-Wissen Erfahrungen in der Einführung und Etablierung von bereichsübergreifendem Berichtswesen im (IT-)Controlling, idealerweise im SAP-Umfeld im Umgang mit Kennzahlensystemen (Erhebung von Kennzahlen und deren Untersuchung zur Anwendung für das strategische Steuern) Know-how in bewährten Projektmanagementmethoden (z.B. PRINCE2®, SCRUM o.ä.) zu den geltenden Kommunikationsregelungen in der Landesverfassung NRW Ihre Persönlichkeit: Teamgeist, offen im Umgang mit Veränderungen Initiative und ergebnisorientierte Arbeitsweise Ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent Verschwiegenheit in vertraulichen Angelegenheiten Zusätzliche Stelleninfos Eine Übertragung der vollständigen Tätigkeit auf dem konkreten Arbeitsplatz und damit eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 11 erfolgt, wenn Sie über eine mindestens sechsmonatige, einschlägige Berufserfahrung verfügen. In allen anderen Fällen werden Sie für die Dauer des ersten halben Jahres zunächst in der Entgeltgruppe 10 TV-L eingestellt. Ihre Benefits Gute Work-Life-Balance sowie Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch hohe Flexibilität (z.B. bis zu 80 % Homeoffice, flexible Arbeitszeiten, Option auf Teilzeitarbeit) Gute Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten Betriebliche Altersvorsorge Betriebliches Gesundheitsmanagement Ein offenes Arbeitsklima Standortabhängig: Kantine sowie kostenfreie Parkplätze Der richtige Schritt: Ihre Bewerbung Bewerben Sie sich jetzt einfach online und leisten Sie mit uns gemeinsam einen wichtigen Beitrag für 18 Millionen Menschen in NRW. Jetzt bewerben Bewerbungsschluss: 13.08.2023 Zu Ihrer vollständigen Bewerbung gehören folgende Unterlagen: Lebenslauf Relevante Zeugnisse Selbstverständlich achten wir auf den Datenschutz und behandeln Ihre Unterlagen vertraulich. Unser Bewerbungsprozess Bewerben Sie sich bitte ausschließlich über unser Bewerbungsportal (per E-Mail oder Post übermittelte Unterlagen können leider nicht berücksichtigt werden). Nach dem Absenden Ihrer Bewerbung erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Anschließend prüfen wir Ihre Unterlagen und geben Ihnen nach Ablauf der Bewerbungsfrist eine Rückmeldung. Das Kennenlernen findet überwiegend per Videokonferenz statt. Das weitere Vorgehen besprechen wir dann gemeinsam. Wir leben Vielfalt Wir freuen uns besonders über Bewerbungen von Frauen und bevorzugen Frauen nach Maßgabe des LGG NRW in Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sowie gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne des § 2 SGB IX sind erwünscht. Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbungen aller Talente - ungeachtet von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer, kultureller und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Deshalb hat IT.NRW die Charta der Vielfalt unterzeichnet: www.charta-der-vielfalt.de . Ihr Draht zu uns Fragen zum Aufgabengebiet beantworten GB F: Katharina Tluk von Toschanowitz,
[email protected] , Tel. 0211/9449-6620 GB F: Tim Engels,
[email protected] , Tel. 0211/9449-6622 GB T: Stefan Küpper,
[email protected] , Tel. 0211/9449-3538 GB T: Antje Wietscher,
[email protected] , Tel. 0211/9449-6642 Fragen zum Bewerbungsverfahren beantwortet Franziska Feller,
[email protected] , Tel. 0211/9449-6705
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