Jobbeschreibung
In Brandenburg, Berlin oder Bonn arbeiten, weltweit wirken! Im Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten (BfAA) arbeiten wir als Kompetenz- und Servicezentrum im Geschäftsbereich des Auswärtigen Amts (AA). Unsere Projekte prägen das Bild Deutschlands in der Welt. Für unsere schnell wachsenden Teams an den Standorten Brandenburg, Berlin und Bonn suchen wir ab sofort zur unbefristeten und befristeten Einstellung in Voll- oder Teilzeit: mehrere Bürosachbearbeiter*innen (m/w/d) für den Bereich Geschäftszimmer im (vergleichbaren) mittleren Dienst Entgeltgruppe E 5 TVöD Bund ; Kennziffer: B08-2024 Mit Ihrer erfolgreichen Bewerbung werden Sie am Aufbau einer neuen, international ausgerichteten Bundesoberbehörde aktiv mitarbeiten. Sie leisten mit Ihren Kompetenzen von Deutschland aus einen entscheidenden Beitrag für die deutsche Außenpolitik weltweit. Ihre Aufgaben Sie nehmen Telefonate entgegen und erteilen allgemeine Auskünfte Sie bearbeiten den (elektronischen) Postein- und Postausgang (u. a. prüfen der Vollständigkeit, digitalisieren und speichern der Dokumente, weiterleiten der Posteingänge) Sie übernehmen Registraturaufgaben (u. a. Pflegen des Aktenplans, Erfassen ein- und ausgehender Akten, Überwachen von Wiedervorlagen und Aufbewahrungsfristen) Sie organisieren Termine und Dienstreisen sowie Veranstaltungen Sie überwachen Termine und Fristen, erstellen Statistiken und Übersichten Sie verwalten die Rollen und Zugriffsberechtigungen des Referatslaufwerks und kümmern sich um die technische Ausstattung des Teams Sie aktualisieren und pflegen die Intranetseite und Homepage des Teams (u. a. Einstellen von Texten, Bildern, kontinuierliches Prüfen der Homepage auf Aktualität) Sie organisieren das Onboarding von neuen Mitarbeitenden in unseren Abteilungen: Zentralabteilung am Standort Brandenburg Immobilienabteilung an den Standorten Berlin und Bonn Visaabteilung am Standort Brandenburg Dienstleistungsabteilung an den Standorten Brandenburg, Berlin oder Bonn Fördermittelmanagement am Standort Brandenburg Personalabteilung an den Standorten Brandenburg oder Bonn Zentralstelle für das Auslandsschulwesen am Standort Bonn Unser Angebot Eine befristete/unbefristete Stelle mit einer Aufbauzulage in Höhe der Ministerialzulage bis zum 31.12.2026 Flexibles Arbeiten durch Teilzeit, Gleitzeit, mobiles Arbeiten und Homeoffice Abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld Einarbeitung durch gelebte Onboarding-Prozesse, gezielte Schulungen, Fortbildungsangebote sowie ein umfangreiches Fortbildungsangebot für Ihre berufliche Weiterentwicklung Den Kauf Ihres Firmentickets unterstützen wir mit einem Zuschuss Wir erstatten die Kosten für Ihren Umzug von Ihrem inländischen Wohnort nach Brandenburg, Berlin oder Bonn im Rahmen des Bundesumzugskostengesetzes (bei unbefristeter Einstellung) Wir bieten Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente mit Arbeitgeberanteil, vermögenswirksame Leistungen Ihre Qualifikation Entweder: Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung mit Schwerpunkt Recht oder Verwaltung (z. B. Verwaltungsfachangestellte*r) Oder: Abgeschlossener Angestelltenlehrgang I/Verwaltungslehrgang I Oder: Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbar Deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedslandes der EU oder EFTA Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Niveau C1) Wir freuen uns ergänzend über Grundlegende Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift (Niveau A2) Verwaltungserfahrung Erfahrungen in der elektronischen Schriftgutverwaltung wünschenswert (E-Akte) Kenntnisse in der Bedienung eines BSCW-Servers, GNU PG oder ähnlichen Datenschleusen bzw. Verschlüsselungsprogrammen Das macht Sie als Person aus Sie haben Gestaltungswille und Freude daran, am Aufbau des neu errichteten BfAA aktiv mitzuwirken. Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich - auch unter hoher Belastung. Sie kommunizieren und kooperieren klar und empathisch - nach innen wie außen. Sie haben eine engagierte und selbständige Arbeitsweise. Die Einstellung von Bewerber*innen außerhalb des öffentlichen Dienstes sowie von Tarifbeschäftigten der öffentlichen Verwaltung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Bewerben können sich auch Personen, die bereits beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten beschäftigt sind. Sind Sie bereits im öffentlichen Dienst tätig, ist im Rahmen der tarifrechtlichen Vorgaben eine Abordnung mit dem Ziel der Versetzung an das BfAA möglich. Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung nach den gesetzlichen Vorgaben bevorzugt berücksichtigt. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 11.08.2024 23:59 Uhr MESZ ausschließlich über Interamt Bitte füllen Sie dort die Bewerbungsmaske vollständig aus und laden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (PDF) hoch (u. a. Motivationsschreiben (Textformat und mind. 100 Wörter), tabellarischer Lebenslauf, Nachweis aller Abschlüsse mit Notenübersicht, Fortbildungen und Berufserfahrungen, ggf. Nachweis der Schwerbehinderung oder Gleichstellung, dienstliche Beurteilungen, Ernennungsurkunden (Beamte), Arbeitszeugnisse der letzten 5 Jahre (mindestens jedoch der letzten beiden Arbeitgeber), Nachweise zu Kenntnissen und Fertigkeiten. Wir bitten um Verständnis, dass wir nur vollständige Bewerbungen berücksichtigen können. Sollten Sie sich noch in der Ausbildung befinden, weisen wir darauf hin, dass der erfolgreiche Abschluss bis zur Einstellung vorliegen muss. Bitte fügen Sie Ihrer Bewerbung in diesem Fall unbedingt die aktuellen Notenübersichten bei. Bei ausländischem Hochschulabschluss bitten wir um Vorlage der Feststellung der Vergleichbarkeit und Anerkennung durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen ( ZAB ) spätestens bei Einstellung. Wir bitten Sie bei Ihrer Bewerbung anzugeben, wenn Sie für einen der vorgenannten Abteilungen und Standorte eine besondere Präferenz haben. Jetzt bewerben Vorläufiger Zeitplan Online-Informationsveranstaltung (34. Kalenderwoche) Online-Videointerviews (Webex, 35. Kalenderwoche) Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantwortet Herr Martin Laggai (
[email protected] ). Umfassende Informationen und Antworten auf häufig gestellte Fragen haben wir auf der BfAA-Karriereseite für Sie zusammengestellt. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschließlich zum Zwecke dieses Auswahlverfahrens verwendet. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie hier .
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