Jobbeschreibung
Sich etwas Neues trauen, über sich hinauswachsen und dabei die Grenzen des Machbaren neu definieren. Genau das ist es, was unsere Mitarbeitenden täglich leben dürfen und sollen. Um mit unseren Innovationen das Tempo vorzugeben und Großartiges zu ermöglichen. Denn hinter jedem erfolgreichen Unternehmen stehen eine ganze Menge faszinierender Menschen.Die Mitarbeitenden von ZEISS arbeiten in einem offenen und modernen Umfeld mit zahlreichen Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Unsere Kultur ist geprägt von Expertenwissen und Teamgeist. All das wird getragen durch die besondere Eigentümerstruktur und das langfristige Ziel der Carl-Zeiss-Stiftung: Wissenschaft und Gesellschaft gemeinsam voranzubringen.
Heute wagen. Morgen begeistern.
Vielfalt ist ein Teil von ZEISS. Wir freuen uns unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität auf Ihre Bewerbung.
Jetzt bewerben! In weniger als 10 Minuten.
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Unterstützung der Abteilungsleitung, der Gruppenleitung und der Mitarbeiter bei organisatorischen Themen
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SAP Auswertungen erstellen und Prozesse wie Zeiterfassung inkl. zugehöriger Monatsabrechnung, Dienstreisen, Ein- und Austritte (etc.) eigenständig verantworten
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Reiseplanung und Reiseabrechnung sowie das Terminmanagement der Führungskräfte im In- und Ausland übernehmen
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Anmeldung und organisatorische Betreuung von Besuchern und Lieferanten
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bei der Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen sowie regelmäßigen Reportings unterstützen
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Mitorganisation und Sicherstellung der Instandhaltung der Räumlichkeiten im Bürobereich
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Service Requester für IT Bestellungen (Hardware, Software, Zugriffe auf Laufwerke u.v.m.)
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Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterial und Unterstützung bei der Päckchenverteilung
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das Dokumentenmanagement einschließlich Verträgen, Vereinbarungen und anderer rechtlicher Dokumente organisieren
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bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Tagungen etc. unterstützen
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eine sehr gut abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbar, idealerweise mit einer Zusatzqualifikation zur Management-Assistenz
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sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Standardsoftware wie z.B. MS Office, SAP und SharePoint
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Erfahrungen im Bereich Sekretariat und Bürokommunikation, insbesondere in Geschäfts- und Organisationsabläufen
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umfassende Kenntnisse im Umgang mit modernen Kommunikationsmitteln, Organisationsgeschick sowie eine offene und freundliche Ausstrahlung
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Freude an Teamarbeit und daran Mitarbeiter, Kollegen und Vorgesetzte zu unterstützen, sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und Flexibilität
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Eigeninitiative, Organisationstalent und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
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Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit sowie eine strukturierte und ergebnisorientierte Arbeitsweise
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Bereitschaft einen hohen Anteil der Arbeitsstunden vor Ort zu leisten
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sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift