Jobbeschreibung
Office Manager / (Junior) Executive Assistant (m/w/d)
Vertragslaufzeit: unbefristet
Arbeitszeit: Vollzeit, Teilzeit
Einsatzort: Hamburg, teilweise remote
Eintrittstermin: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
d-fine ist ein kontinuierlich wachsendes europäisches Beratungsunternehmen mit über 1.500 Expertinnen und Experten. Wir sind mit elf Standorten in sieben Ländern nah bei unseren Kunden. Im Fokus unserer Arbeit liegen quantitative Fragestellungen rund um Data Analytics, Data Science, Modellierung und den Aufbau nachhaltiger technologischer Lösungen. Unser Ansatz basiert auf langjähriger Praxiserfahrung und dynamischen Teams mit klarer analytischer und technologischer Prägung.
Aufgrund unseres stetigen Wachstums suchen wir tatkräftige und kompetente Unterstützung für unser motiviertes Team an Executive Assistants (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit in Hamburg!
Als Office Manager sind Sie die erste Ansprechperson vor Ort. Sie sind die gute Seele des Büros. Wenn für Sie die Themen Organisation, Koordination und auch Kommunikation im Arbeitsalltag allererste Priorität haben, bietet diese Position Ihnen neben einem vielfältigen Aufgabengebiet im Assistenzbereich durch die Expansion von d-fine auch unterschiedlichste Entwicklungsmöglichkeiten. Neben der Arbeit aus unserem Büro in Hamburg heraus ist remote Arbeit teilweise ebenfalls möglich.
- Office Management für den Standort Hamburg (Facility Management, Einkauf von Materialien, Empfang von Besucherinnen und Besuchern, Vorbereitungen und Begleitung von Veranstaltungen vor Ort)
- Flug-, Bahnfahrt-, Bahncard- und Hotelbuchungen
- Projekt- und Kundendatenpflege
- Vertragsmanagement (u. a. Vorbereitung zur digitalen Signatur und Ablage)
- Rechnungserstellung sowie Kontrolle und Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Abgeschlossene Ausbildung als Bürokaufmann (m/w/d) oder weitere passende Berufsausbildung, alternativ ein passender Studienabschluss
- Gerne erste Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich und/oder Dienstleistungsbereich (z. B. Praktika)
- Fundierte Kenntnisse in Word und Excel (Kenntnisse in PowerPoint wünschenswert)
- Sehr gutes Zahlenverständnis
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
- Einen modernen Arbeitsplatz in Hamburg sowie die Möglichkeit, hauptsächlich remote zu arbeiten
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit, lockere Teamatmosphäre und offene Kommunikation
- Flache Hierarchien, ein kollegiales Betriebsklima und kurze Entscheidungswege
- Freiraum und Flexibilität bei der persönlichen Arbeitsgestaltung (z. B. Mobile Work Policy)
- Attraktive Sozialleistungen (30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge, Dienstrad, Fahrtkosten- und Verpflegungszuschuss, Überstundenausgleich etc.)
- Individuelle Trainingsmöglichkeiten und regelmäßiges Feedback
- Tolle Firmen-/Teamevents und vieles mehr