Jobbeschreibung
Das Helmholtz-Institut für Funktionelle Marine Biodiversität (HIFMB) ist ein Forschungsinstitut mit Sitz in Oldenburg. Es erforscht die marine Biodiversität und ihre Bedeutung für die Funktion der marinen Ökosysteme. Dabei entwickelt es die wissenschaftlichen Grundlagen für den Meeresnaturschutz und das Ökosystemmanagement. Das HIFMB wurde 2017 gegründet und ist eine institutionelle Kooperation zwischen dem Alfred-Wegener-Institut in Bremerhaven, Helmholtz-Zentrum für Polar- und Meeresforschung (AWI), und der Carl von Ossietzky Universität in Oldenburg.
Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Standortmanagement
Hintergrund
Das HIFMB Standortmanagement betreut die Infrastruktur des HIFMB und unterstützt die Wissenschaft in administrativen Belangen. Am 01.08.2024 wird das neue Institutsgebäude Am Technologiepark 5 in Oldenburg bezogen. Die zu besetzende Stelle bildet die Schnittstelle zu den internationalen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern des HIFMB.
- Unterstützung von Wissenschaftlern bei komplizierten und umfangreichen Bestellanforderungen (Waren und Dienstleistungen)
- Selbstständige und zuverlässige Organisation von Anlieferungen
- Warenannahmen und Wareneingangsprüfungen
- Selbstständiges Bearbeiten von Reklamationen und Rücksendungen
- Unterstützung der Leitung und des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Koordination und Verwaltung von Terminen, Meetings und Reisen
- Transponderausgabe und -rücknahme, Pflege der Schließberechtigungen
- Pflege der Inventarübersicht und Unterstützung bei Inventuren
- Abgeschlossene dreijährige kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Kenntnisse
- Freude an der Kommunikation mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturkreisen
- Kenntnisse in Verwaltungsprozessen und -vorschriften
- Sehr gute Englischkenntnisse
- Gute Kenntnisse der Standard-Anwendungssoftware (MS Office)
- Fähigkeit zur selbstständigen Problemlösung
- Fähigkeit zur Einarbeitung in fremde Sachgebiete
- Fähigkeit zur selbstständigen Problemlösung
Wünschenswerte Fähigkeiten und Kenntnisse
- Grundkenntnisse im Haushaltsrecht
- Führerschein Klasse B, besser BE sowie Fahrbereitschaft
- Gute Kenntnisse in Beschaffungssystemen
- Gute Kenntnisse im Handelsrecht und Gefahrgutrecht
- exzellente Forschung
- Zusammenarbeit und Kooperation - institutsintern, national und international, interdisziplinär
- Chancen, sich zu entwickeln – auf der eigenen Stelle und auf andere Stellen hin
- ein internationales Umfeld – alltägliche Kontakte zu Menschen aus aller Welt
- flexible Arbeitszeiten
- betriebliche Gesundheitsförderung und Firmenfitness
- Unterstützungsangebote und eine gelebte Kultur der Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- betriebliche Altersvorsorge (VBL)