Jobbeschreibung
Die 1949 gegründete Organisation betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen. Die gegenwärtig knapp 32 000 Mitarbeitenden, überwiegend mit natur- oder ingenieurwissenschaftlicher Ausbildung, erarbeiten das jährliche Finanzvolumen von 3,4 Mrd. €.
Das Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP-IA am Standort Berlin/Steglitz forscht in der Entwicklung von besseren Lösungen für Patient*innen mit Allergien und anderen Mastzell-vermittelten Erkrankungen.
Sekretariat und Organisation sind Ihre Themen?
Wir bei Fraunhofer ITMP-IA bieten Ihnen ab sofort eine spannende Tätigkeit als Sekretär*in / Assistent*in / Office-Manager*in an. Die Stelle ist am neuen Fraunhofer-Institut, das in Kooperation mit der Charité am Standort Berlin-Steglitz entsteht, zu besetzen.
- Proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung des Teams im Chefarzt-Büro einschließlich Führen und Dokumentieren der Korrespondenz nach innen und außen
- Zuverlässige Erledigung klassischer, allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache einschließlich Ausarbeitung von Briefen und Schriftsätzen nach Diktat und Vorlage
- Travel Management inkl. Abrechnung der Spesen, Auslagen und Kreditkarten
- Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Video- und Telefonkonferenzen, Tagungen, Events und Sitzungen einschließlich Protokollführung sowie Ansprechperson für externe Gäste und Geschäftspartner*innen
- Veranstaltungsorganisation inkl. Rechnungsbearbeitung
- Qualifikation zum/zur Sekretär*in oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- Berufserfahrung in einem medizinischen Sekretariat und gute Kenntnissen in der medizinischen Terminologie
- Routine mit MS Office (inkl. PowerPoint) und SAP
- Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Bereitschaft und Zeit für flexible Arbeitseinsätze
- Hohe Dienstleistungsorientierung und ein freundlicher, sicherer Umgang mit Patient*innen, Mitarbeitenden aller Berufsgruppen und Gästen
- Eigenständiges Arbeiten, Teamfähigkeit und Empathie
- Sie verfügen über Organisationstalent, sind offen für Neues und verlieren auch in lebhaften Zeiten nicht die Übersicht.
- Gute Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitgestaltung und Gleitzeitmodell
- 30 Tage Urlaubsanspruch sowie Weihnachten und Silvester als arbeitsfreie Tage
- Persönliche Altersvorsorge (VBL) und weitere (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. jährliche Sonderzahlung
- Vermögenswirksame Leistungen
- Bezuschussung des Deutschland-Tickets Jobticket
- Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch vielfältige Weiterbildungsangebote
- Corporate Benefits: Angebote namhafter Hersteller und Marken
- Ein weites Fraunhofer-Netzwerk