Jobbeschreibung
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM) ab sofort befristet bis 31.12.2026 eine/einen
Office Managerin / Office Manager (w/m/d)
Am Arbeitsplatz in der Kaiserstraße 89 betreuen Sie zwei Teams der Dienstleistungseinheit IRM administrativ, die überwiegend drittmittelfinanziert sind: Team TRIANGEL und Team Intrapreneurship.
Hierbei nehmen Sie folgende Aufgaben wahr:
- Finanzadministration und -controlling:
- Finanzcontrolling der geförderten Drittmittelprojekte
- Erstellen von Drittmittelanzeigen
- Budgetcontrolling der Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
- Budgetvorausschau, -planungen mit ersten Vorschlägen zur weiteren Vorgehensweise
- Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen (Statistiken)
- Erstellen von Präsentationen und Übersichten
- Administration zur Vermietung von Räumlichkeiten
- Erstellung von Kalkulationen und Angebotspaketen für Partner (Miete, Dienstleistungen)
- Erstellung von Verträgen mit Ergänzung des Angebotspakets
- Vertragskoordination
- Sicherstellung interner Umbuchungen bzw. Rechnungsstellung an externe Kunden
- Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.
über
- eine administrative Ausbildung
- einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in Finanzcontrolling, Officemanagement sowie Teamassistenz
- schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
- idealerweise Kenntnisse im Umgang mit ASANA
- sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Organisationstalent
- gute Kommunikationsfähigkeit
- Dienstleistungsorientierung
Wünschenswert ist Erfahrung in der Administration des KIT.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 -/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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