Jobbeschreibung
Das Universitätsklinikum Freiburg ist ein Krankenhaus der Maximalversorgung mit über 2.100 Betten, dessen Einzugsgebiet sich von Basel bis Karlsruhe, von der französischen Grenze bis hin zum Bodensee erstreckt. Es werden jährlich rund 90.000 stationäre Patient*innen und rund 900.000 ambulante Besucher*innen behandelt. Das Universitätsklinikum beschäftigt mehr als 15.000 Mitarbeiter*innen und zählt zu den größten Arbeitgebern in der Region.
Die Dekanatsverwaltung der Medizinischen Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Bereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten eine*n
Sachbearbeiter*in Berufungen (m/w/d)
Als Sachbearbeitung Berufungen sind Sie zentrale*r Ansprechpartner*in für sämtliche administrativen Prozesse der Berufungsverfahren an der Medizinischen Fakultät.
- Initiierung und Betreuung der Ausschreibungsverfahren für Professuren
- Planung, Vor- und Nachbereitung der Berufungs- und Auswahlkommissionssitzungen und ggfs. IT-Unterstützung in den Sitzungen (Videokonferenztechnik)
- Beratung der Bewerber*innen, der Vorsitzenden und Mitglieder der Berufungskommission zu allen formalen und administrativen Fragen des Berufungsverfahrens
- Bearbeitung eingehender Bewerbungen über das elektronische Bewerbungsportal
- administrative Vorbereitung der berufungsrelevanten Gremienentscheidungen der Fakultät und der Universität und z. T. des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg
- systematische Erstellung von Analysen und Statistiken
- unterstützende Weiterentwicklung des Berufungsportals mit dem Ziel der Etablierung digitaler Akten und Prozesse
- kontinuierliche selbstständige Aktualisierung, Optimierung und Weiterentwicklung der QM-Prozesse in Berufungsverfahren
- Pflege, Ausbau und Weiterentwicklung der Homepage für den Bereich Berufungen
- erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im mittleren Verwaltungsdienst oder als Justizfachangestellte*r, Rechtsanwalts-, Notarfachangestellte*r (m/w/d), im kaufmännischen Bereich mit Schwerpunkt Personal, oder eine vergleichbare abgeschlossene Ausbildung; wünschenswert ist Berufserfahrung im Personal- und/oder Verwaltungsbereich – idealerweise bei einer Hochschule – es sind aber auch Berufseinsteiger*innen willkommen
- Freude an komplexen verfahrensrechtlichen Aufgabenstellungen bei selbstständigem, eigenverantwortlichem, präzisem, strukturiertem und serviceorientiertem Arbeiten mit hoher Eigenmotivation unter Beachtung der rechtlichen Vorgaben, aber auch zur selbstständigen Einarbeitung in die komplexen Themengebiete, die mit der Stelle verbunden sind
- einen souveränen und sicheren Umgang mit MS Office-Produkten (Word, Excel, PowerPoint) und Cloud-Systemen
- sicherer, freundlicher und situationsgerechter Kommunikationsstil in Wort und Schrift (auch in englischer Sprache)
- praktische Erfahrungen mit Videokonferenztechnik
- wünschenswert: Erfahrung mit Content-Management-Systemen, Erfahrung mit qualitätsgesicherten QM-Prozessen
- ein hohes Maß an Flexibilität und Freude am Arbeiten im Team
- positive Ausstrahlung und sicheres Auftreten
- eine abwechslungsreiche, vielseitige, anspruchs- und verantwortungsvolle Tätigkeit
- ein modernes, offenes, ansprechendes Arbeitsumfeld
- ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
- vielseitige berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten u. a. durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
- hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
- gleitende Arbeitszeiten und Möglichkeit zu Homeoffice
- vielfältige weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes sowie JobTicket
Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist eine Eingruppierung bis TV-L E9 möglich.
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