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Jobbeschreibung

Das Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen und das Friedrich-Miescher-Labora­torium erfor­schen grund­sätzliche Fragen der modernen Bio­logie auf mehre­ren Organi­sations­ebenen der Lebe­wesen. Das Insti­tut besteht derzeit aus fünf wissen­schaftlichen Abtei­lungen und mehre­ren For­schungs­gruppen. Die ins­gesamt etwa 350 Mitarbeiter*innen kommen aus über 50 Ländern. Professio­nell unter­stützt werden beide Insti­tute sowie das Max-Planck-Haus durch eine Verwaltung am Standort. Zur Unterstützung einer neuen wissenschaftlichen Abteilung, welche im September 2024 ihre Arbeit aufnimmt, suchen wir eine*n Sekretär*in (m/w/d) in Vollzeit Ihre Aufgaben Sie werden für adminis­tra­tive und organi­sa­tori­sche Prozesse in der Abteilung zuständig sein und direkt mit der Abtei­lungs­direk­torin zusam­men­arbeiten. Die täglichen Aufgaben bein­halten: Terminverwaltung inklusive Koordination gemein­samer Meetings und Veran­stal­tungen Unterstützung bei der Anfertigung interna­tio­na­ler und interner Berichte Planung und Abrechnung internatio­na­ler Dienstreisen Unterstützung internationaler Gäste und Besucher*innen Administrative Unterstützung für die Direktorin wie auch für Wissen­schaft­ler*innen aus der Abtei­lung, z.B. beim Onboarding, bei Beschaf­fungs­vor­gängen und bei der Dokumen­ten­ver­arbei­tung Zusammenstellen von Informationen in digitalen Formaten Enge Unterstützung bei der Übersetzung offi­ziel­ler Doku­mente, die nur in deutscher Sprache verfügbar sind Viele dieser Aufgaben werden in Zusam­men­arbeit mit der zentralen Insti­tuts­ver­waltung durch­geführt, welche sich in Einkauf, Buch­haltung und Personal­ver­waltung gliedert. Ausbildung und Erfahrung Der*Die ideale Kandidat*in (m/w/d) hat eine relevante Qualifikation, z.B. eine kauf­männi­sche Aus­bildung oder eine Aus­bildung als Fremd­sprachen­sekretär*in (m/w/d) hat fließende Deutsch- und Englisch­kennt­nisse in Wort und Schrift beherrscht und hat Erfahrung mit digitaler Dokumen­ten­ver­arbei­tung (MS Office) ist bereit, sich in neue digitale Platt­formen ein­zuar­beiten, z.B. für Beschaf­fungs­pro­zesse und Reise­buchungen kann sich flexibel auf wechselnde Priori­täten und Deadlines einstellen Unser Angebot Sie werden Teil eines internationalen (wissen­schaft­lichen) Teams, das auf bis zu 30 Perso­nen anwach­sen wird. Die tägliche Arbeit wird in engli­scher Sprache erfolgen, die Kommuni­kation und Unter­stütz­ung durch die zentrale Verwaltung des Instituts auf Deutsch. Ihr Arbeitsort ist Tübingen. Wir sehen eine Voll­zeit­beschäf­ti­gung vor und bieten viel Flexi­bi­lität durch mobiles Arbeiten. Auch besteht ein breites Ange­bot zur Fort- und Weiter­bildung. Ihr Gehalt richtet sich nach dem Tarif­vertrag für den öffent­lichen Dienst (TVöD Bund), Entgelt­gruppe 8, ein­schließ­lich zahlreicher Sozial­leis­tungen, wie z.B. einer arbeit­geber­finan­zie­rten Alters­ver­sor­gung. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Möglich­keit der Verlän­gerung. Das Institut unter­stützt zudem das Jobticket. Ihre Bewerbung Bitte übermitteln Sie Anschreiben, Lebenslauf sowie andere relevante Dokumente über unser digitales Bewerbungsportal bis zum 18.08.2024. Die Stelle soll ab Oktober 2024 bzw. sobald wie möglich be­setzt werden. Persönliche Bewer­bungs­gespräche mit der Abtei­lungs­direk­torin werden im September beginnen. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich das Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäf­tigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind daher ausdrücklich erwünscht. View More