Jobbeschreibung
Das Max-Planck-Institut für Biologie Tübingen und das Friedrich-Miescher-Laboratorium erforschen grundsätzliche Fragen der modernen Biologie auf mehreren Organisationsebenen der Lebewesen. Das Institut besteht derzeit aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen und mehreren Forschungsgruppen. Die insgesamt etwa 350 Mitarbeiter*innen kommen aus über 50 Ländern. Professionell unterstützt werden beide Institute sowie das Max-Planck-Haus durch eine Verwaltung am Standort.
Zur Unterstützung einer neuen wissenschaftlichen Abteilung, welche im September 2024 ihre Arbeit aufnimmt, suchen wir eine*n
Sekretär*in (m/w/d)
in Vollzeit
Sie werden für administrative und organisatorische Prozesse in der Abteilung zuständig sein und direkt mit der Abteilungsdirektorin zusammenarbeiten. Die täglichen Aufgaben beinhalten:
- Terminverwaltung inklusive Koordination gemeinsamer Meetings und Veranstaltungen
- Unterstützung bei der Anfertigung internationaler und interner Berichte
- Planung und Abrechnung internationaler Dienstreisen
- Unterstützung internationaler Gäste und Besucher*innen
- Administrative Unterstützung für die Direktorin wie auch für Wissenschaftler*innen aus der Abteilung, z.B. beim Onboarding, bei Beschaffungsvorgängen und bei der Dokumentenverarbeitung
- Zusammenstellen von Informationen in digitalen Formaten
- Enge Unterstützung bei der Übersetzung offizieller Dokumente, die nur in deutscher Sprache verfügbar sind
Viele dieser Aufgaben werden in Zusammenarbeit mit der zentralen Institutsverwaltung durchgeführt, welche sich in Einkauf, Buchhaltung und Personalverwaltung gliedert.
Der*Die ideale Kandidat*in (m/w/d)
- hat eine relevante Qualifikation, z.B. eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in (m/w/d)
- hat fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- beherrscht und hat Erfahrung mit digitaler Dokumentenverarbeitung (MS Office)
- ist bereit, sich in neue digitale Plattformen einzuarbeiten, z.B. für Beschaffungsprozesse und Reisebuchungen
- kann sich flexibel auf wechselnde Prioritäten und Deadlines einstellen
Sie werden Teil eines internationalen (wissenschaftlichen) Teams, das auf bis zu 30 Personen anwachsen wird. Die tägliche Arbeit wird in englischer Sprache erfolgen, die Kommunikation und Unterstützung durch die zentrale Verwaltung des Instituts auf Deutsch. Ihr Arbeitsort ist Tübingen. Wir sehen eine Vollzeitbeschäftigung vor und bieten viel Flexibilität durch mobiles Arbeiten. Auch besteht ein breites Angebot zur Fort- und Weiterbildung. Ihr Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund), Entgeltgruppe 8, einschließlich zahlreicher Sozialleistungen, wie z.B. einer arbeitgeberfinanzierten Altersversorgung. Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit der Verlängerung. Das Institut unterstützt zudem das Jobticket.
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