Jobbeschreibung
Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist die weltweit führende Organisation für anwendungsorientierte Forschung. Rund 30 800 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,0 Milliarden Euro.
Das Fraunhofer-Institut für Angewandte Optik und Feinmechanik IOF in Jena betreibt anwendungsorientierte Forschung auf dem Gebiet der Photonik und entwickelt innovative optische Systeme zur Kontrolle von Licht – von der Erzeugung und Manipulation bis hin zu dessen Anwendung. Das Leistungsangebot des Instituts umfasst die gesamte photonische Prozesskette vom opto-mechanischen und opto-elektronischen Systemdesign bis zur Herstellung kundenspezifischer Lösungen und Prototypen.
Sie arbeiten gern in einem wissenschaftlich-technischen Umfeld und verfügen über herausragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten?
Das Fraunhofer IOF in Jena bietet Ihnen ab sofort eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit als Teamassistent*in in unserer Abteilung »Präzisionsoptische Komponenten und Systeme«.
Als Teamassistent*in bilden Sie die Schnittstelle zwischen Abteilungsleitung, vier Fachgruppenleitenden, den Teammitarbeitenden und unseren Verwaltungsbereichen. Sie unterstützen die Abteilungsleitung und die Mitarbeitenden in allen relevanten administrativen und organisatorischen Themen. Im Einzelnen beinhaltet Ihr Aufgabengebiet folgende Tätigkeiten:
- Führung des Abteilungsleitungssekretariats, Terminmanagement und Reiseorganisation
- Koordination der Kapazitätsplanung und Anlegen von Vorgängen im SAP-System
- Unterstützung der Projektleitungen im Projektcontrolling und bei der Personaleinsatzplanung
- Koordination der abteilungsbezogenen Öffentlichkeitsarbeit
- Durchführung interner Onboarding-Prozesse
- Koordination und Organisation von Abteilungsveranstaltungen und Projektmeetings
- Führung der Korrespondenz zu Angeboten, Zwischen- und Abschlussdokumenten (Deutsch und Englisch)
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
- Versierter Umgang mit SAP und den etablierten MS-Office-Programmen
- Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Sicheres und freundliches Auftreten
- Hohes Maß an Selbstständigkeit, Leistungsfähigkeit und Agilität
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz
- Persönliche und fachliche Weiterentwicklung
- Mitarbeit in einem kollegialen und aufgeschlossenen internationalen Team
- Sorgfältige Einarbeitung
- Work-Life-Balance dank flexibler Arbeitszeiten, 30 Tagen Jahresurlaub, mobilem Arbeiten und familienfreundlichen Angeboten
- Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge, Jobticket und attraktive Rabatte bei namhaften Herstellern und Marken