Jobbeschreibung

Steigen Sie ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchten Sie diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist Ihr Platz bei uns!

Für unser Facilitymanagement Ost in Berlin suchen wir eine/n

Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement o. ä. (w/m/d)
Projektassistenz für Bauprojekte und Bauleistungen sowie Administrative Unterstützung Gruppenleitung

Strategie- und bedarfsbezogene sowie effiziente Prozesse des Bauens und des Betreibens von Gebäuden sind ein elementarer Erfolgsfaktor für das DLR. Die wissenschaftlichen Kernprozesse des DLR können nur dann erfolgreich gestaltet werden, wenn das gesamte Facility Management und damit assoziierte Unterstützungs- und Serviceleistungen sich in jeglicher Hinsicht kundenorientiert, professionell und nach Best-Practice-Standards ausrichten.

Die Infrastruktur an den Standorten in der Region Ost unterstützt die wissenschaftlichen, häufig einmaligen, hochkomplexen Großversuchsanlagen, wie zum Beispiel Windkanäle, Flugsimulatoren, Infrastruktur für Verkehrssystem­forschung sowie den Forschungsflugbetrieb. Das Facility Management leistet damit einen wichtigen Beitrag zum wissenschaftlichen Erfolg des DLR, indem es die technischen und infrastrukturellen Bedürfnisse der Institute und Einrichtungen berücksichtigt. Dabei muss das Facility Management mit diversen Gebäuden auf Basis unterschiedlichster rechtlicher Rahmen­bedingungen (z. B. auf Basis von Überlassungsvereinbarungen, Mietverträgen, Grundeigentum und Erbbaurechtsverträgen) und einer Vielzahl von neuartigen technologischen und wissenschaftlichen Anforderungen umgehen.

Ihre Aufgaben umfassen u. a.:

• Projektassistenz für Bauprojekte und Bauleistungen in der Region Ost
• Führen und Pflege aller Projektdaten der regionalen Baumaßnahmen
• Mitwirken beim Projektcontrolling aller Baumaßnahmen
• Führen des Gewährleistungsverzeichnis und Verwalten der Gewährleistungs­bürgschaften
• Erstellen von Auszahlungsanordnungen, Annahmebelegen mit Buchungs­angaben
• bauübergreifende Aufgaben
• Büroorganisation und Dokumentenverwaltung
• Budgetverwaltung in SAP
• Assistenzaufgaben wie Dienstreiseanträge, Abrechnungen und Kaufhausbestellungen

• abgeschlossene Ausbildung (z. B. Kaufmann/​‑frau für Bürokommunikation, geprüfte/r Betriebswirt/in IHK) oder andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungsgänge
• mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise im Bauwesen
• gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Project)
• Koordinations- und Verhandlungsgeschick
• Erfahrung bei der Pflege von Datenbanken
• vertiefte Kenntnisse im Umgang mit administrativen DV-Instrumenten (SAP)
• Erfahrung in Terminplanung und -überwachung
• Kenntnisse in der Umsetzung und Auslegung der VOB, HOAI und RBBau
• Erfahrung in der Kostenkontrolle

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiter­entwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen Ihnen unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungs­möglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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