Jobbeschreibung
Wir sind eine Ingenieurgesellschaft mit derzeit 130 Mitarbeitern in den Tätigkeitsfeldern Gebäudetechnik, Anlagenbau, Infrastruktur und Energieconsulting. Unsere Standorte sind in Berlin, Frankfurt am Main, Greifswald, Düsseldorf, Gießen und Eisenhüttenstadt.
Für unser Büro auf dem innovativen EUREF-Campus in Düsseldorf suchen wir ab sofort in unbefristeter Festanstellung eine/n:
Teamassistenz / Office Manager / (m/w/d)
(Vollzeit/Teilzeit)
Dich erwartet ein achtköpfiges Team, welches du bei den unterschiedlichsten Aufgaben (organisatorisch, administrativ, projektspezifisch) unterstützen kannst. Zusätzlich verantwortest du gemeinsam mit unserer Geschäftsführung die Organisation des Umzugs.
Was uns wichtig ist
Wir legen hohen Wert auf den Teamzusammenhalt, soziale Interaktion und interne Kommunikation. Gemeinsame Mittagessen und regelmäßige Team-Events gehören zu unserem Alltag. Unsere Entscheidungswege sind kurz und die Hierarchien flach. Eigene Meinungen, Ideen und Vorschläge werden gern gesehen, wertgeschätzt und gefördert. Wir sind bunt gemischt und freuen uns über Bewerbungen von Menschen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, Schwerbehinderung, sexueller Orientierung, ethnisch-kulturellen Hintergrunds.
- Selbstständiges Office Management mit starkem Blick auf Digitalisierung am Standort Düsseldorf
- Beauftragen und Überwachen von Instandhaltungsmaßnahmen innerhalb der Büroräume, d.h. Einholen und Gegenüberstellen von Angeboten
- Eigenständiges Aufsetzen und Durchführen von kleinen Organisationsprojekten, z.B. Reorganisation der Archive, Inventarisierung von Büromöbeln
- Erstellen und Aufbereiten von Informationen zu Organisationsthemen und Verfassen von Büroregeln
- Einkauf von Büromaterialien, Büromöbeln und Dienstleistungen
- Strukturieren und Dokumentieren von Prozessen (Entscheidungsvorlagen erstellen, Kosten verfolgen, Ablagestrukturen aufbauen) und allgemeine administrative Aufgaben
- Aktive Unterstützung unseres Teams im operativen Tagesgeschäft sowie im Bereich Social Media
- Erstellung von Präsentationen im Angebots- und Akquiseprozess, Angebotskalkulation nach HOAI
- Anwenden AVA-Programm für die Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Kostenverfolgung
- Je nachdem in welchem Bereich du dich einbringen kannst: Unterstützung in den Bereichen Datenpflege, Rechnungswesen, Mahnwesen, Personalwesen
- Gerne erste Berufserfahrung im Bereich Office Management oder Assistenz
- Sicherer Umgang mit MS-Office insbesondere Word, Excel und PowerPoint
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicheres und freundliches Auftreten mit Spaß an interner und externer Kommunikation
- Belastbarkeit und Flexibilität sowie Durchsetzungsvermögen
- Strukturierte Arbeitsweise, verantwortungsbewusst und zuverlässig
- Eine kollegiale Arbeitsatmosphäre in einem kleinen motivierten Team mit Du-Kultur
- Professionelle Arbeitsbedingungen in einem modernen Bürogebäude auf dem EUREF-Campus, einem neuen Stadtquartier der Zukunft mit innovativen Unternehmen
- Einen zukunftssicheren Job in unbefristeter Festanstellung, 30 Urlaubstage und eine leistungsgerechte Bezahlung
- Kostenfreie Getränke (Kaffee/Tee/Wasser/Saft)
- Zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder auch für eine gute Work-Life-Balance ist bei uns ein Arbeiten in Teilzeit möglich
- Zuschuss für JobRad und Deutschlandticket