Jobbeschreibung
Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnerinnen und Partnern. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.
Das Präsidialbüro (perspektivisch der Leitungsstab) unterstützt unmittelbar die Leitung des BBK und übernimmt koordinierende, öffentlichkeitswirksame und strategische Aufgaben. Die Tätigkeiten sind verantwortungsvoll und abwechslungsreich. Das Team des Präsidialbüros ist in drei Sachgebieten organisiert: „Strategie, Strategisches Controlling und Change Management“, „Medienarbeit“ und „Leitungsunterstützung“. Für letzteres möchten wir Sie gerne gewinnen.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet
eine Bürosachbearbeiterin / einen Bürosachbearbeiter (w/m/d) im Leitungsstab
Entgeltgruppe E 9a TVöD (Bund)
am Dienstort Berlin.
- Terminmanagement – Sie organisieren, planen und bereiten Termine der Behördenleitung mit politischen Vertretern auf Landes- wie auf Bundesebene vor. Hierbei stimmen Sie sich eng mit den Abteilungsleitungen und Referenten der einzelnen Fachabteilungen ab.
- Veranstaltungsmanagement – Sie unterstützen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung diverser Veranstaltungsformate der Berliner Repräsentanz des BBK. Hierzu gehört auch der Aufbau und die fortlaufende Pflege einer belastbaren Adress- und Kontaktdatenbank.
- Texte – Sie erstellen Grußschreiben und Antwortentwürfe. Ebenso erarbeiten und aktualisieren Sie diverse Vorbereitungsunterlagen für die Behördenleitung, die im internen und externen Zusammenhang zum Einsatz kommen.
- Qualitätssicherung – Sie prüfen diverse Korrespondenz und Produkte der Kolleginnen und Kollegen des Leitungsstabs und weisen auf Korrekturbedarf hin.
- Sie verfügen über eine dreijährige kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung, z. B. zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellten oder verfügen als Beamtin/Beamter über die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Dienst des Bundes oder der Länder.
- Sie können mehrjährige berufliche Erfahrungen in der allgemeinen Büroorganisation vorweisen. Idealerweise gehörte in diesem Kontext auch die Veranstaltungsbetreuung wie auch Nachbereitung zu Ihrem Tätigkeitsfeld.
- Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen (Deutsch C2 gem. GER) und treten im Umgang mit unterschiedlichsten Interessengruppen stets diplomatisch und souverän auf.
- Sehr gute Kenntnisse in allen Microsoft-Office-Programmen setzen wir voraus.
- Es fällt Ihnen leicht, sich rasch auf unterschiedliche Erwartungen und Bedürfnisse einzustellen.
- Sie zeichnen sich zudem durch Serviceorientierung, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick und Diskretion aus und haben Freude daran, in einem kleinen Team eigenverantwortlich zu arbeiten.
- Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.
- Verbeamtung - Tarifbeschäftigten bieten wir bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen die Übernahme in ein Beamtenverhältnis an.
- Weiterbildung - Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.
- Flexible Arbeitszeit/Teilzeit/ortsunabhängiges Arbeiten - Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team individuell und haben zudem die Möglichkeit, Ihre Aufgaben teilweise auch ortsunabhängig zu erfüllen. Bitte beachten Sie dabei, dass im Rahmen des Veranstaltungsmanagement es auch zu Arbeitszeiten außerhalb der klassischen Bürozeiten kommen kann. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell.
- Jobticket - Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir ein Jobticket und übernehmen einen Teil der Kosten.
- Wohnungswechsel - Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugsbereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Siedurch Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Wohnungsfürsorge.