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Forschungszentrum Jülich GmbH

Jobbeschreibung

Forschung für eine Gesell­schaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im For­schungs­zen­trum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemein­schaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forde­rungen unserer Zeit und erfor­schen Optionen für die digi­tali­sierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und res­sour­cen­schüt­zendes Wirt­schaften. Arbeiten Sie gemein­sam mit rund 7.400 Kolleg:innen in einem der größten For­schungs­zen­tren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!

Wissenschaftlich-technische Kompetenz­felder des Institutsbereichs Elektro­chemische Verfahrens­technik (IET-4, ehemals IEK-14) des Instituts für Energie- und Klimaforschung (IET, ehemals IEK) sind elektro­chemische Wandler mit Polymermembran-basierten Fest­elektro­lyten (PEM-FC und EC) mit flüssigen Elektro­lyten (Kalilauge und ionische Flüssigkeiten) sowie chemische Wandler zur Kraftstoff­synthese. Es werden vollständige Energie­systeme und verfahrens­technische Komponenten sowie elektro­chemische und kataly­tische Vorgänge und Prozess­führungen experimentell und theoretisch untersucht und im Hinblick auf ihre Leistungs­fähigkeit, Effizienz, Wirt­schaft­lichkeit und Lebens­dauer charakterisiert. Das IET-4 strebt die technische Über­tragung innovativer Forschungs­ansätze in einsatzfähige Anwendungen an, deren Verifikation neue Forschungs­impulse und Techno­logie­transfers liefert. Als Sekretärin (w/m/d) unter­stützen Sie diese Ziele, indem Sie adminis­trative und organi­satorische Aufgaben über­nehmen, die einen reibungs­losen Ablauf unserer Projekte gewähr­leisten.

Verstärken Sie diesen Bereich zum nächst­möglichen Zeitpunkt als

Sekretärin der Abteilungsleitung (w/m/d)
(25–30 Stunden / Woche)


  • Erledigung allgemeiner adminis­trativer Aufgaben für die Abteilungs­leiter des Instituts für Energie- und Klima­forschung – Elektrochemische Verfahrens­technik (IET-4)
  • Terminmanagement und Organi­sation von hybriden, Präsenz- oder Online-Veranstal­tungen mit verschiedenen Tools, wie MS Teams, Zoom und Webex, inklusive Raum­buchungen
  • Bearbeitung und Verteilung der eingehenden Post und E-Mails
  • Administrative Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen inklusive Konferenz­anmeldung, Buchung von Unter­künften und Reise­mitteln unter Berück­sichtigung gesetz­licher Vorgaben und Richt­linien des FZJ sowie Erstellung von Reise­abläufen
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und wissen­schaft­lichen Veranstaltungen inklusive Terminabstimmung, Programm­planung, Raum­reservierung, Bewirtung, Einladungs­management, Besucher­anmeldung, ggf. Protokoll, Transport­wünschen und Unterbringung externer Teil­nehmender
  • Organisation von Besuchen externer Gäste einschließ­lich Hotel­buchungen, Fahrdienst, Bewirtungsorganisation und Reise­kosten­abrechnung
  • Erstellung von wissen­schaftlichen und adminis­trativen Statistiken
  • Aktualisierung und Verwaltung von Excel-Listen und Informations­schriften
  • Bestellwesen für Büro­materialien und Bewirtung sowie laufende Überwachung der Lager­bestände
  • Herrichtung der Besprechungs­räume
  • Prozessverfolgung und Bearbeitung von Veröffent­lichungs­anträgen
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Instituts­leiter­sekretariat und Vertretungsfunktion für dieses

  • Wünschenswert ist eine erfolgreich abgeschlossene kauf­männische oder verwaltungs­bezogene Ausbildung, beispiels­weise als Kauffrau (w/m/d) für Büro­management
  • Erfahrung in der selbst­ständigen Übernahme und Organi­sation von Sekre­tariats- und Adminis­trations­aufgaben
  • Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungsprogrammen
  • Sehr gutes mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen sowie gute Englisch­kenntnisse
  • Sehr sorgfältiger Arbeitsstil mit struk­turierter und systema­tischer Arbeits­weise
  • Hohes Maß an Selbst­ständigkeit, Belast­barkeit, Flexi­bilität und Leistungs­bereit­schaft
  • Kreativität und Freude an der Dienst­leistung sowie eine stark ausgeprägte Fähig­keit zur kooperativen Zusammen­arbeit
  • Vertrauenswürdigkeit sowie freundliche Umgangs­formen

Wir arbeiten an hoch­aktuellen gesell­schaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglich­keit, den Wandel aktiv mitzu­gestalten! Wir unter­stützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

  • Einen großen Forschungs­campus im Grünen, der beste Möglich­keiten zur Vernetzung mit Kolleg:innen sowie zum sport­lichen Ausgleich neben der Arbeit bietet
  • Die Entwicklung der Potenziale unserer Mitarbeitenden ist uns ein wichtiges Anliegen – individuelle Weiter­bildungs­maßnahmen sind daher für uns selbst­verständlich
  • Ein umfangreiches betriebliches Gesundheits­management sowie verschiedene Sportangebote (u.a. Beach­volleyball-Platz, Laufgruppen, Yoga-Kurse und vieles mehr)
  • Optimale Voraus­setzungen zur Verein­barkeit von Beruf und Privat­leben sowie eine familien­bewusste Unter­nehmens­politik
  • Eine Teilzeit­tätigkeit mit 25–30 Wochen­stunden und eine flexible Arbeits­zeit­gestaltung
  • Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z.B. im Homeoffice
  • 30 Tage Urlaub (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeits­zeit­modell) sowie alle Brücken­tage und zwischen Weih­nachten und Neujahr immer dienstfrei
  • Vermögens­wirksame Leistungen und eine betrieb­liche Alters­vorsorge

Neben spannenden Aufgaben und einem kolle­gialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: go.fzj.de/Benefits.

Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungs­reiche Aufgabe in einem inter­nationalen und inter­diszi­plinären Arbeits­umfeld. Die Stelle ist auf zwei Jahre befristet mit der Möglich­keit einer länger­fristigen Perspektive. Vergütung und Sozial­leistungen erfolgen in Abhängig­keit von den vorhandenen Quali­fikationen und je nach Aufgaben­übertragung nach dem Tarif­vertrag für den öffent­lichen Dienst (TVöD-Bund).

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