Jobbeschreibung

Wir, die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), sind eine Ressort­forschungs­einrichtung im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS). An drei Standorten in Dortmund, Berlin und Dresden arbeiten rund 750 engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Schnittstelle zwischen Forschung, Politik und Praxis sowie in gesetzlichen Aufgaben. Mit unserer DASA‑Arbeitswelt-Ausstellung leisten wir zentrale Bildungs- und Vermittlungs­arbeit an eine breite Öffentlichkeit.

Am Standort in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Büro­sachbearbeitung / Teamassistenz (w/m/d) für die Stabsstelle „Medien und Kommunikation“

• bis Entgeltgruppe 6 TVöD

• Vollzeit/Teilzeit

• unbefristet

• 06.08.2024

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Stabsstelle Medien und Kommunikation inklusive Terminkoordination, Telefonservice, Korrespondenz sowie Organisation von Dienstreisen und allgemeinen Verwaltungsaufgaben
• Unterstützung bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, Organisation von Meetings mit internen und externen Partnern und Dienstleistern, Anfertigen von Protokollen
• Anfertigung von Entwürfen, Reinschriften oder Präsentationen nach Vorlagen, Stichworten oder eigenständig, Erstlektorieren von Texten
• Mitwirkung und Qualitätskontrolle bei der Erstellung von tabellarischen Übersichten, z. B. im Rahmen des internen Berichtswesens
• Sachbearbeitung Wissenschafts­transfer: Unterstützung und Mitwirken im gesamten Herstellungs­prozess von Kommunikations­produkten der externen Kommunikation (Publikationen und Internet, Social Media) inklusive Einholen von Angeboten, Erstellen von Vergabevermerken, Bestellungen (Bedarfsmeldungen [MACH]) sowie Aktenführung, Schriftgut­verwaltung und Dokumenten­management
• Unterstützung bei Haushalts­angelegenheiten wie Budget­controlling/​Finanzmittel­controlling

Erforderlich:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/​Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungs­fachangestellte/r oder vergleichbar
• Berufserfahrung im Bereich der Bürosachbearbeitung, vorzugsweise im Aufgabenbereich Kommunikation, z. B. in der Unternehmenskommunikation, einer Redaktion, einer Behörde oder einer Forschungseinrichtung
• sehr gute EDV‑Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) und gängigen Web-Konferenztools (z. B. WebEx, DFN Conf usw.) sowie IT‑Affinität (Schnelligkeit und Genauigkeit im Aneignen neuer IT‑Anwendungen)
• sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (auch zum Korrekturlesen), grundlegende englische Sprachkenntnisse sowie Formulierungsgeschick
• service- und lösungsorientierte Arbeitsweise, Organisations­geschick und Eigeninitiative, Zeitmanagement
• Freude an Teamarbeit und Interesse an Themen des Arbeitsschutzes und Arbeitsmedizin

Wünschenswert:

• Kenntnisse der Software MACH und E‑Akte

• zukunftsorientiertes, innovatives und gesellschaftlich bedeutendes Arbeitsfeld
• flexible Arbeitszeit und ortsflexible Arbeitsmöglichkeit
• moderne Arbeitsplatzausstattung, auch am häuslichen Arbeitsplatz
• attraktives Entgelt mit Zusatzrente
• individuelle Personal­entwicklungs­maßnahmen
• Jobticket mit bis zu 50-prozentiger Arbeitgeber­förderung

View More