Jobbeschreibung
CME4U ist spezialisiert auf die Organisation von medizinischen Kongressen, Tagungen und Webinaren.
Wir haben einen Ruf dafür, die Bedürfnisse unserer Kunden mit Geschmack, Fantasie und besonders persönlicher Note zu erfüllen. CSI Frankfurt, unser größter Kongress, findet mit über 1500 Teilnehmern jährlich im Juni statt. Wir sind auch oft im Ausland unterwegs, zuletzt in Japan, Thailand und USA. Deshalb ist unser Team auch besonders international und Projektkommunikation findet oft auf Englisch statt.
Ab sofort suchen wir Unterstützung für unsere Agentur:
Als Kongress Manager (m/w/d) arbeitest eng mit der Geschäftsführung zur strategischen Weiterentwicklung der Konzepte und Marken zusammen und bist für die ganzheitliche Planung & Umsetzung von Events & Kommunikationsmaßnahmen verantwortlich.
Als Kongress Koordinator (m/w/d) verantwortest Du als Mitglied des Projektteams eigenständig die Aufgabenbereiche des Teilnehmer-, Referenten- und Abstraktmanagements.
Wenn Du eine Leidenschaft für Event Marketing hast und gerne Teil eines erfolgreichen Teams sein möchtest, freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
Organisation und Vor-Ort-Betreuung von nationalen und internationalen Kongressen beinhaltet die folgenden Aufgaben:
- Erstellung von Veranstaltungsbudgets, Leitung des Projektteams, Buchung der Locations
- Programmgestaltung in enger Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen Direktoren, Referenten und Industriepartnern.
- Planen, Durchführen und Protokollieren der Programm-Komitee-Sitzungen
- Kommunikation mit den Kongress-Präsident*innen, Referierenden, Reisestipendiat*innen und Teilnehmenden
- Industriekorrespondenz, einschließlich Sponsorenakquise, Vertragsverhandlungen, Koordination von Verpflichtungen und Kundensupport während der Konferenzen.
- Eigenständige Kommunikation mit Dienstleistern und Erstellung eines Projektplans und Budgets
- Motivation und Briefing des Teams zu den Kongressen, Vor-Ort-Betreuung
- Koordination von Marketingaktivitäten in Zusammenarbeit mit der Marketingabteilung für Printmedien, Newsletter und soziale Medien.
- Nachbereitung und finale Abrechnung
Wir suchen mehrere Mitarbeiter für unser Team und deine Aufgaben werden sich nach deiner bisherigen Erfahrung und deinen Fähigkeiten richten.
- Erfolgreich abgeschlossenes Studium oder Ausbildung (serviceorientiertes Umfeld)
- Berufserfahrung im Bereich Eventmanagement, Projektmanagement und Kommunikation auf Agentur- oder Unternehmensseite
- Erfahrungen mit medizinischen Fachveranstaltungen oder vergleichbaren Formaten, ggf. Kenntnisse über das deutsche Gesundheitswesen und/oder in der Verbandsarbeit
- Souveränes, freundliches Auftreten und erstklassige Umgangsformen
- Selbstständige, ziel-/projektorientierte und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Flexibilität, Reise-/Einsatzbereitschaft sowie Hands-On Mentalität
- Teamfähigkeit und soziale Kompetenz
- Sicherer Umgang mit gängigen Softwareprogrammen (MS Office) und die Fähigkeit, sich schnell in eine Kongresssoftware einzuarbeiten
- Unbefristete Anstellung in Vollzeit, Home Office möglich
- Internationale Veranstaltungen, meist freitags/samstags in Businesshotels oder Kongresszentren
- Arbeiten in einem internationalen Umfeld
- Nach erfolgreichem Abschluss der 6-monatigen Probezeit: Erfolgsabhängiger Weihnachtsbonus und ÖPNV-Zuschuss
- Flache Hierarchie und kurze Kommunikations- sowie Entscheidungswege
- Verkehrsgünstige Lage, gut erreichbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Kostenfreie Getränke und Snacks