Jobbeschreibung
Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den elf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene. Am neuen Standort in Jena befindet sich das Senckenberg Institut für Pflanzenvielfalt Jena (SIP), welches in Kooperation mit der Friedrich-Schiller-Universität Jena um das Herbarium Haussknecht herum in einer Forschungsstadt mit modernsten Wissenschaftseinrichtungen im April 2024 neu gegründet wurde.
Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Jena eine*n
Office Manager*in / Administrative Assistenz (m/w/d) in der Wissenschaft
(Vollzeit, vollzeitnahe Teilzeit möglich)
Vertragsart: Zunächst befristet für die Dauer von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt
Vergütung: Tarifvergütung nach TV-L E 8
Beschäftigungsumfang: Vollzeit (40 Stunden/Woche), vollzeitnahe Teilzeit möglich (mind. 75%)
- Administrative Unterstützung der Institutsleitung sowie von zwei internationalen Arbeitsgruppen in den Feldern Ökologie und Evolution der Moose und Digital Collectomics und dem Herbarium Haussknecht in einem neu etablierten Institut
- Allgemeine organisatorische und administrative Assistenzaufgaben in deutscher und englischer Sprache (Bestellwesen, Finanzverwaltung, Budgetmonitoring, Reiseorganisation inkl. Abrechnung, Terminverwaltung, Unterstützung bei Vertragserstellungen und Ausschreibungen, Kommunikation mit der Verwaltung in Frankfurt)
- Pflege von verschiedenen Datenbanken, Reportings sowie der Homepage
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Unterstützung bei der Erstellung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen
- Eine erfolgreiche abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär*in oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder Sekretariat oder im administrativen Bereich, idealerweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
- Gute IT-Kenntnisse (MS Office, gängige Datenbanken)
- SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
- Sichere Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Selbstständiges, strukturiertes und lösungsorientiertes Arbeiten in einem komplexen Arbeitsumfeld
- Interkulturelle Kompetenz und Aufgeschlossenheit
- Hohes Maß an Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit
- eine attraktive und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer weltweit anerkannten Forschungseinrichtung
- selbstständiges Handeln in einem internationalen, motivierten und professionellen Umfeld
- flexible Arbeitszeiten im Rahmen üblicher Präsenzzeiten – Möglichkeit zu mobilem Arbeiten – Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) – eine tarifliche Jahressonderzahlung – tariflichen Urlaubsanspruch – betriebliche Altersvorsorge
Senckenberg engagiert sich für Vielfalt. Wir profitieren von den unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiter*innen und freuen uns über jede Bewerbung qualifizierter Kandidat*innen, unabhängig von Alter, Geschlecht oder geschlechtlicher Identität, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Kultur der Zusammenarbeit.
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