Jobbeschreibung
Die VDI/VDE Innovation + Technik GmbH ist ein führender Dienstleister, wenn es um Fragen zu Innovation und Technik geht. Unsere Mitarbeiter:innen arbeiten in interdisziplinären Teams als Expert:innen aus Natur-, Ingenieur-, Gesellschafts- und Wirtschaftswissenschaften zusammen. Wir unterstützen und beraten bei der Analyse komplexer Vorhaben oder Marktsituationen, bei der Förderung mit Forschungsprogrammen aus Bund, Ländern und EU und organisieren Geschäftsstellen oder Kontaktbüros für Forschung und Wirtschaft.
Im Bereich Fördermanagement arbeiten Mitarbeiter:innen an der kaufmännisch-administrativen Umsetzung von Projektträgerschaften im Auftrag von Bundes- und Landesministerien. Zu den Kernaufgaben gehört die Prüfung von Anträgen, Zwischen- & Verwendungsnachweisen, die laufende Betreuung bewilligter Vorhaben sowie die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel. Zudem werden Antragsteller:innen und Zuwendungsempfänger:innen mit betriebswirtschaftlichem und verwaltungsrechtlichem Fokus beraten. Wir arbeiten dabei eng mit den Fachbereichen des Hauses zusammen. Der Bereich ist an den Standorten Berlin, München, Erfurt und Hannover vertreten.
Teamassistenz im Bereich Fördermanagement (d/m/w)
in Voll- oder Teilzeit (vorzugsweise mit mind. 30 Stunden pro Woche)
Standort: Berlin
Kennziffer: 234018
- Sie übernehmen organisatorische und administrative Aufgaben für den Bereich Fördermanagement (Office Management und allgemeine Assistenztätigkeiten, z. B. Termin- und Dokumentenverwaltung, in- und externe Korrespondenz, Ablage- und Postbearbeitung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen)
- Sie unterstützen bei der Konzeptionierung und der Pflege des bereichsinternen Wissensmanagements und übernehmen inhaltliche Zuarbeiten (z. B. Recherchen, Lektorat, Erstellung von Reports und Präsentationen)
- Sie wirken beim bereichsbezogenen Bewerbendenmanagement und beim Onboarding-Prozess neuer Kolleg:innen mit
- Sie unterstützen bei der Organisation und Durchführung von Meetings und Events inkl. Protokollführung
- Sie organisieren den Austausch und die Schnittstellen zu den Assistenzen in anderen Fachbereichen sowie zu den Standorten (München, Erfurt, Hannover)
- Sie verfügen über ein erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung
- Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung vorzugsweise in einer Assistenzposition / im Office Management mit
- Sie zeichnen sich durch eine ausgeprägte Teamfähigkeit, hohes Organisationsvermögen sowie eine selbstständige, strukturierte und qualitätsbewusste Arbeitsweise aus
- Sie haben Spaß an der Kommunikation mit Menschen und verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache und gute Englischkenntnisse
- Sie beherrschen die gängigen MS Office-Anwendungen sicher (Word, Excel, PowerPoint) und haben Erfahrung im Umgang mit Datenbanken
Arbeitszeitflexibilität und Familienfreundlichkeit
Bei uns arbeiten Sie 38,5 Stunden pro Woche bei einer Vollzeitbeschäftigung, dazu bieten wir Ihnen 30 Tage Urlaub im Jahr. Sollten Überstunden anfallen, können Sie diese über Ihr Gleitzeitkonto ausgleichen. Im Bedarfsfall und wenn Ihre Position es zulässt, können Sie nach Abstimmung auch mobil von zu Hause arbeiten. Familie und Beruf unter einen Hut zu bringen ist oft nicht so einfach. Uns ist es ein wichtiges Anliegen, dass dies gelingt. Bitte geben Sie daher bei Ihrer Bewerbung direkt an, ob Sie in Teilzeit arbeiten möchten.
Entwicklungsmöglichkeiten
Sie haben bei uns die Möglichkeit direkt Verantwortung zu übernehmen, eigene Ideen einzubringen und neue Impulse zu geben. Ob bei der Akquisition neuer Projekte, als Expert:in oder bei der Verbesserung interner Abläufe – Ihre Ideen sind gern gesehen! Im Einführungsseminar erhalten Sie wichtige Informationen für Ihren erfolgreichen Start. Ihre persönlichen und fachlichen Entwicklungsziele halten Sie zudem jährlich gemeinsam mit Ihrer Führungskraft fest.
Attraktive Konditionen
Sie profitieren von einer attraktiven Vergütung einschließlich Weihnachts-, Urlaubsgeld, vermögenswirksamen Leistungen und einer betrieblichen Altersvorsorge. Außerdem übernehmen wir Ihre ÖPNV-Fahrtkosten im Stadtgebiet.
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