Jobbeschreibung
Personal Assistent CEO (m/w/d)
WESTPRESS: Das ist ein starkes Team in Hamm (Westfalen), das mit passgenauen HR-Lösungen Maßstäbe setzt. Als Agentur füllen wir Themen wie Employer Branding, Personalmarketing und E-Recruiting kreativ mit Leben – mit inspirierenden Ideen, technischer Finesse und Lust auf Neues.
Als ein echtes Organisationstalent legst du viel Wert auf Loyalität, Vertrauen und Diskretion. Darüber hinaus hast du Spaß daran, eigenständig deine Aufgaben anzugehen, flexible Lösungen zu finden und den Kontakt mit vielen unterschiedlichen Persönlichkeiten zu suchen. Bei uns hältst du die Fäden in der Hand und sorgst im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf. Das klingt ganz nach dir? Dann sagen wir: herzlich willkommen in der Kreativ-Allee.
- Als Bindeglied zwischen dem CEO und externen wie internen Kontakten für betriebliche Belange agieren – dies beinhaltet sowohl die aktive Kontaktaufnahme als auch die stetige Korrespondenz
- Sämtliche koordinative Aufgaben übernehmen, Termine organisieren, inkl. der Kalenderverwaltung, sowie Projekte wie Workshops und ähnliches planen
- Die gesamte Reiseplanung in die Hand nehmen: von der Buchung über Visa, Transport und Unterkunftsfragen bis zur Ausgabenüberwachung sowie der Spesenabrechnung
- Mit der idealen Zeitplanung im Fokus, Meetings vor- und nachbereiten – hierfür stimmst du Termine ab, kommunizierst die Agenda und stellst alle nötigen Materialien bereit
- Präsentationen, Handouts und Protokolle gewissenhaft erstellen und versenden – zudem fertigst du Berichte, Auswertungen sowie Analysen an und erarbeitest Entscheidungsvorlagen
- Erfolgreiches Studium bspw. Sozialwissenschaft, BWL, Wirtschaftspsychologie oder alternativ eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Erste Berufspraxis als Personal Assistenz oder Erfahrung in ähnlichen Aufgabenfeldern wie z. B. dem Projektmanagement
- Bewandert in MS Office (Word, Excel und PowerPoint) und technisches Verständnis für neue Geräte und Anwendungen
- Gutes Englisch in Wort und Schrift
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten – vor allem in der klaren und prägnanten Präsentation von komplexen Inhalten
- Die Fähigkeit, trotz zeitlichem Druck und engen Fristen die Übersicht zu behalten, Aufgaben zu priorisieren und einen hohen Qualitätsanspruch an die eigenen Ergebnisse zu wahren
- Ein professionelles Auftreten, gepaart mit einer analytischen Denk- und Handlungsweise
- Eine betriebliche Altersvorsorge, 30+ Urlaubstage im Jahr und viele interessante Mitarbeitenden-Rabatte: Technik, Reisen, Mode, Wohnen und vieles mehr
- Regelmäßige Team-Events und Treffen zum Plaudern, Austauschen und Netzwerken
- Lass uns losradeln! Attraktives JobRad-Leasing mit einem Full-Service-Zuschuss
- Für den Energiekick zwischendurch: kostenlose Heiß- und Kaltgetränke sowie ein gesundes, günstiges Frühstücksangebot in unserer Cafeteria