Jobbeschreibung
Jung, modern, forschungsorientiert:
Im Jahr 1991 gegründet, hat sich die Universität Potsdam in der Wissenschaftslandschaft fest etabliert und sich zu einem herausragenden Wirtschaftsfaktor und Entwicklungsmotor für die Region entwickelt. Sie ist drittmittelstark, mehrfach prämiert in der Lehre, verfügt über eine serviceorientierte Verwaltung und wurde als familienfreundlich ausgezeichnet. Rund 21.000 Studierende und 3.000 Beschäftigte arbeiten an drei Standorten – Am Neuen Palais, Griebnitzsee und Golm – an einer der am schönsten gelegenen akademischen Einrichtungen Deutschlands.
An der Universität Potsdam ist an der Juristischen Fakultät auf dem Campus Griebnitzsee zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle unbefristet zu besetzen:
Sachbearbeiter/-in im Dekanat (w/m/d)
Kenn-Nr. 25/2024
Die Arbeitszeit umfasst 40 Wochenstunden (100 %); die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 9b der Entgeltordnung zum TV-Länder.
Ihr Arbeitsbereich:
Die Stelle ist im Dekanat der Juristischen Fakultät angesiedelt, einer vergleichsweise kleinen Fakultät mit 17 Strukturprofessuren. Die Sachbearbeitung unterstützt den Dekan und den Fakultätsgeschäftsführer bei der Bewältigung des laufenden Tagesgeschäfts. Sie verfügt über ein breitgefächertes Aufgabenspektrum und arbeitet eng mit den zentralen Dezernaten für Haushalts- und Personalangelegenheiten zusammen. Zur Einarbeitung ist eine doppelte Besetzung mit der bisherigen Stelleninhaberin bis Ende 2024 geplant.
- Promotionsangelegenheiten: umfassende Beratung der Doktoranden/-innen1; Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen für die Zulassung, auch in komplexeren Fällen; Vertragsprüfung bei Cotutelle-Verfahren; eigenständige Vorbereitung der ggf. erforderlichen Vorlagen an den Fakultätsrat einschließlich Prüfung der eingereichten Unterlagen gemäß gesetzlicher Regelungen; administrative Betreuung des gesamten Verfahrens; Führung der Promotionsstatistik
- Haushalts- und Finanzangelegenheiten: selbstständige und eigenverantwortliche Bewirtschaftung und Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln im Bereich des Dekanats, einschließlich der Aufstellung von Haushaltsplänen, der Kontrolle der Mittelflüsse, der Budgetüberwachung, der Berichterstattung und der Erstellung von Statistiken; Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit; fakultätseigene Buchhaltung
- Personalangelegenheiten der Hochschullehrer/-innen1, Vertretungsprofessoren/-innen1 und Lehrbeauftragten: umfassende administrative Betreuung; Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen für die Erteilung von Lehraufträgen
- Wahlbeauftragte/-r1 der Juristischen Fakultät (§ 10 WahlO): u. a. Zuständigkeit für die Durchführung von Gremienwahlen, Teilnahme an den Sitzungen des Allgemeinen Wahlausschusses der Universität Potsdam, rechtliche Prüfung von Wahlvorschlägen
- Organisation von Festveranstaltungen der Juristischen Fakultät
- abgeschlossenes (Fach-)Hochschulstudium oder Verwaltungsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung in einer Hochschulverwaltung, Studium im Bereich Öffentliche Verwaltung bzw. mit Bezug zur Rechtswissenschaft von Vorteil
- gründliche und umfassende Kenntnisse des Hochschulrechts sowie der Strukturen und Organisationsabläufe einer Universität
- sehr gute Fähigkeiten und Aufgeschlossenheit im Umgang mit den Mitteln der modernen Bürokommunikation und mit elektronischen Medien (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Serienbriefe, Acrobat)
- ausgeprägtes kommunikatives Geschick im Umgang mit unterschiedlichsten Zielgruppen (u. a. Lehrkräfte, Verwaltungsangestellte und Studierende), freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon
- Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und eigenverantwortlicher Arbeit, Organisationsgeschick, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit