Jobbeschreibung
Die M3B GmbH bündelt die Veranstaltungs- und Vermarktungskompetenz der Marken MESSE BREMEN, CONGRESS BREMEN, ÖVB-Arena, GROSSMARKT BREMEN und Bremer Ratskeller - Weinhandel seit 1405. Sie steht jährlich für eine Vielzahl an Eigen- und Gastveranstaltungen, belebt die Quartiere der Stadt mit Spezial- und Wochenmärkten, betreibt das Frischezentrum in der Überseestadt, lädt ein zu Führungen durch den historischen Weinkeller des Bremer Rathauses als Teil des UNESCO Welterbes und bietet weit über die Stadt hinaus ihren Kundinnen und Kunden das weltweit größte Sortiment an ausgewählten deutschen Weinen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt sucht die M3B für das Team der internationalen Eigenveranstaltung jazzahead! - Fachmesse & Festival im Zuge einer Nachfolgeregelung die Besetzung einer Stelle als
Fachkraft für Office Management (w/m/gn)
In dieser Position übernehmen Sie im Team weitgehend eigenverantwortlich administrative und organisatorische Aufgaben und arbeiten auch der Team- und Projektleitung direkt zu. Die Korrespondenzsprache ist überwiegend in Englisch.
- Selbständige Erledigung von kaufmännischen Aufgaben und der allgemeinen Büroorganisation, u.a. Terminkoordination, Reisemanagement, Korrespondenzabwicklung, Protokollführung, Erstellen von Präsentationen, Vorbereitung von Meetings, Vergabeverfahren/Beschaffung
- Zuarbeit im Vertrieb, Bearbeiten von Verkaufsvorgängen
- Aktive Unterstützung bei der Implementierung und Optimierung interner Projektprozesse
- Bearbeitung der Hotelkooperationen - Verhandlung der Kontingente, Monitoring, Abrechnung
- Vorbereitende Tätigkeiten für die Anbahnung und Umsetzung von Kooperationen, Sponsoring und Repräsentationsterminen, sowie im Zusammenwirken mit politischen Einrichtungen
- Mitarbeit bei der „Content-Pflege“ auf Website, Eventplattform und Online-Terminkalendern externer Partner
- Bearbeitung von Förderanträgen, inkl. Monitoring und Abrechnung
- Unterstützung bei der Budgetsteuerung, Überwachung offener Posten, Kreditkartenabrechnung
- Einsatz auf den Veranstaltungen, z.B. im Messebüro
- Eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten kaufmännischen Ausbildungsberuf, vorzugsweise im Büromanagement
- Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Sachbearbeitungsfunktionen, auch mit internationalem Umfeld
- Verantwortungsbewusstes und zuverlässiges Arbeiten, sowohl selbständig als auch nach Vorgaben
- Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, auch hinsichtlich üblicher formaler Ansprüche an schriftliche und verbale Kommunikation
- Freude im offenen Umgang mit Menschen in einem internationalen Umfeld
- Sichere Anwenderkenntnisse in MS Office, Erfahrungen mit CRM- und ERP-Software sowie Internetaffinität
- Teamfähigkeit, sicheres, freundliches und überzeugendes Auftreten
- Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten, z.B. direkt vor und während der Veranstaltungszeiten