Jobbeschreibung
Die Universität Ulm mit ca. 10.000 Studierenden bietet abwechslungsreiche berufliche Aufgaben in einem hochinnovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld sowie vielfältige Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren.
Für das Präsidialbüro und die Gremiengeschäftsstelle der Zentralen Universitätsverwaltung suchen wir eine/n
Verwaltungsangestellte/n Gremiengeschäftsstelle (m/w/d)
> Umfang: Vollzeit
> Befristung: unbefristet
> Vergütung: TV-L EG 6
> Beginn: 15.09.2024
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der universitären Gremien, insbesondere Zusammenstellung sowie elektronischer Versand der Sitzungsunterlagen und Protokollauszüge
- Unterstützung der Referenten/innen der Vizepräsidenten/innen bei administrativen Aufgaben und bei der Umsetzung von Maßnahmen
- allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Koordinierung von Terminen
- medientechnische Unterstützung bei Videokonferenzen, Sitzungen und Veranstaltungen
- deutsch- und teilweise englischsprachige Korrespondenz
- abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Kauffrau/mann für Büromanagement, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r) oder eine vergleichbare Qualifikation
- routinierter Umgang mit MS Office und Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, insbesondere Zoom, CloudStore, TYPO3 oder Bereitschaft, sich entsprechend einzuarbeiten
- sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, sicheres und freundliches Auftreten, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
- Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung für Sitzungstermine