Jobbeschreibung
Die Hochschule Esslingen ist eine Hochschule mit einer über 150-jährigen Tradition. Wir legen Wert auf exzellente Lehre und fördern wissenschaftliche Qualifikation und angewandte Forschung. Der internationale und interkulturelle Austausch ist uns sehr wichtig. In allen Rankings in Deutschland erhalten wir sehr gute Beurteilungen. Das ist unser Ansporn.
Die Hochschule Esslingen sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz des Abteilungsleitungsteams
für die Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement am Campus Esslingen.
Unsere Rahmenbedingungen:
- Eingruppierung erfolgt entsprechend der Aufgabenübertragung und persönlicher Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TV-L
- Beschäftigungsumfang beträgt bis zu 100 %
- Die Stelle ist zunächst für den Zeitraun einer Mutterschutz- und 3 Jahre Elternzeitvertretung befristet
Sie arbeiten als Assistenz für das dreiköpfige Leitungsteam der Abteilung Studierendenservice und Studiengangmanagement. In dieser Funktion arbeiten Sie der Abteilungsleitung direkt zu und übernehmen zusätzlich Aufgaben für die zwei Referatsleitungen des Referats Studierendenservice und des Referats Prüfungen. Hierbei koordinieren Sie sowohl die internen Abteilungstermine für die rund 20 Mitarbeiter:innen als auch hochschulinterne und -externe Termine und Angelegenheiten. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für telefonische und schriftliche Anfragen aller Art.
Dabei sind Sie insbesondere verantwortlich für die:
- Koordination der internen und externen Kommunikation
- Organisation sämtlicher Termine des Leitungsteams, der Abteilung und der beiden Referate
- Sitzungsvor- und -nachbereitung
- Erstellung von Präsentationen
- Anfertigung und Abstimmung von Protokollen
- Beantwortung zentraler Anfragen
- Organisation des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen
- Koordination von Arbeitsplatzwechseln und Möblierung innerhalb der Abteilung
- Koordination und Organisation aller Beschaffungen inkl. des Rechnungslaufs
- Vorbereitung und Abwicklung von Dienstreisen inkl. Genehmigungen und Abrechnungen
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
Darüber hinaus übernehmen Sie die folgenden Aufgaben:
- Bearbeitung aller Themen im Sachgebiet Studiengebühren für internationale Studierende und im Sachgebiet Beurlaubungen
- Erstellung von Statistiken für interne und externe Stellen wie Ministerien, Hochschulrat und Rektorat
- Erstellung von Dokumentationen und Vorlagen
- Beschwerdemanagement
Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.
- Abgeschlossene Weiterbildung zum:r einschlägigen Fachwirt:in bzw. einschlägiger Hochschulabschluss zum:r B.A. in den Bereichen Public Management bzw. Betriebswirtschaft oder im Bereich der Rechtswissenschaften (LL.B., LL.M., Staatsexamen)
- Organisationstalent und sehr gutes Zeitmanagement
- Freundlichkeit und professionelles Auftreten
- Schnelle Auffassungsgabe
- einschlägige Erfahrungen im Büromanagement
- sehr gute MS Office-Kenntnisse
- Eine wertschätzende Kultur und ein kollegiales Arbeitsklima
- Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum Homeoffice
- 30 Urlaubstage im Jahr; zusätzlich Sonderurlaub bei persönlichen Ereignissen
- Sabbatical-Angebot
- Ein umfassendes Weiterbildungs- und Schulungsangebot; Sprachkurse
- Vielfältige und interessante Angebote zum BGM (z. B. Jobrad, Gesundheitskurse)
- Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem bezuschussten JobTicket BW
- Maßnahmen im Rahmen der familiengerechten Hochschule®