Jobbeschreibung
Capitalheads ist ein Tochterunternehmen der Personal- und Managementberatung Kienbaum. Als Teil der Kienbaum Gruppe sind wir darauf spezialisiert, Fach- und Führungskräfte mit Hidden Champions, kommunalen Unternehmen und Mittelständlern zusammenzubringen. Um unseren Mandanten und Kandidaten die bestmöglichen Lösungen zu liefern, arbeiten wir branchenübergreifend und deutschlandweit.
Unser Partner
Unser Mandant, ein traditionsreiches Familienunternehmen im Großraum Köln, ist ein führendes technisches Handelsunternehmen in Europa. Es zeichnet sich durch innovative Dienstleistungen und maßgeschneiderte Logistikkonzepte aus. Das Unternehmen bietet umfassende Lösungen in den Bereichen Versorgung, Entsorgung, FTTH (Fibre to the Home), Smart City und Industrie. Mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit und kontinuierlichem Wachstum setzt das Unternehmen auf qualifizierte Mitarbeitende und effizientes Prozess- und Projektmanagement. Zur Verstärkung des Teams suchen wir im Auftrag, exklusiv und zur Direktvermittlung, zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz des Vorstands (m/w/d).
Das primäre Ziel dieser Position besteht darin, den Vorstand in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten umfassend zu unterstützen, vorausschauend zu denken und proaktiv zu handeln, um einen reibungslosen und effizienten Ablauf der Geschäftsaktivitäten des Vorstands sicherzustellen. Darunter fallen folgende Aufgaben:
- Terminmanagement & Organisation: Planung und Organisation von Veranstaltungen und Geschäftsreisen. Planung, Organisation und Durchführung von internen und externen Veranstaltungen
- Kommunikation & Korrespondenz: Erstellung von Korrespondenzen und Protokollen. Durchführung interner und externer Mailings. Dienen als Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartner
- Materialverwaltung: Bestellung und Verwaltung von Büro-, Verbrauchs- und Marketingmaterial. Beschaffung und Verwaltung von Marketing- und Printmaterialien
- Empfang & Management: Besucherempfang und Besprechungsraummanagement
- Marketing & Social Media: Unterstützung bei der Pflege der Homepage und des Intranets. Betreuung und Unterstützung der Social-Media-Kanäle. Erstellung und Versand von Newslettern, Flyern, Katalogen etc.
- Effektive Zusammenarbeit mit Agenturen, Dienstleistern und anderen Abteilungen, um eine nahtlose Umsetzung von Projekten und Aufgaben sicherzustellen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im Bereich Assistenz oder Sekretariat
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten, sowohl mündlich als auch schriftlich
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung mit gängigen Projektmanagement-Tools
- Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement und idealerweise in der Nutzung von Social Media Plattformen
- Hohe Teamfähigkeit und Serviceorientierung
- Selbstständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Diskretion
- Vorteile eines Familienunternehmens mit flachen Hierarchien, einem freundlichen Betriebsklima und modernen Arbeitsplätzen
- Sie können Ihre eigenen Ideen und Vorstellungen einbringen – das Unternehmen fordert und fördert Sie für den gemeinsamen Erfolg
- Vermögenswirksame Leistungen und ein überdurchschnittlicher Zuschuss zur Betrieblichen Altersvorsorge
- Kostenfreie Getränke sowie die Möglichkeit des JobRad-Leasings
- Regelmäßige digitale Mitarbeiterversammlungen über aktuelle Themen innerhalb der Unternehmensgruppe
- Strukturierte Einarbeitung