Jobbeschreibung
Hast du Lust, in einem innovativen IT-Unternehmen für 5 Wochen (26.08. – 30.09.2024) in Friedrichshafen bei den Sekretariatsaufgaben und der Reisekostenabrechnung zu unterstützen?
Dann bist du bei uns richtig!
Zunächst erwartet dich eine 2-wöchige Einarbeitungsphase, in welcher du die allgemeinen Sekretariatsaufgaben sowie die Reisebuchung kennen lernst. Danach bist du für 3 Wochen die Urlaubsvertretung unseres Secretary und übernimmst selbstständig diese Aufgaben. Unser HR-Team steht dir in diesem Zeitraum selbstverständlich als Team zur Seite.
Allgemeine Sekretariatsaufgaben:
- Hierzu gehört z. B. das Annehmen, Herstellen und Weiterleiten von Telefongesprächen sowie das Betreuen von Besuchern
- Zu deinen täglichen Aufgaben wird das Sichten und Verteilen der Post zählen
- Du bist verantwortlich für das Vereinbaren und Verfolgen von Terminen sowie die Ressourcenverwaltung (Räume, Telefone etc.)
- Als zentrale Anlaufstelle beschaffst du Informationen von Dritten und leitest diese entsprechend weiter
- Administrative Unterstützung der HR-Abteilung
Reisebuchung:
- Du bist zuständig für das Organisieren und Abrechnen von Reisen nach den aktuellen Richtlinien und du bist Ansprechpartner für Fachauskünfte
- Du verwaltest die Büro- und Dienstreisen der Mitarbeitenden und kümmerst dich um die ordnungsgemäße Abrechnung
- Zu deinen täglichen Aufgaben gehören die Lieferkontrolle und sachliche Rechnungsprüfung der Eingangsrechnungen
- Vom 26.08.2024 – 30.09.2024 hast du Zeit, täglich von 9 bis ca. 14 Uhr in unser neues Office in die Charlottenstraße 2 nach Friedrichshafen zu kommen
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, angemessene Umgangsformen und ein gepflegtes Auftreten
- Grundkenntnisse in MS Office
- Du bist lernbereit, neugierig und diskret
- Neues Office: In Friedrichshafen am Bodensee befindet sich unser modernes, zentral gelegenes Office mit neu augestatteten Arbeitsplätzen
- Teamgeist: Ein motiviertes, offenes und engagiertes Team steht dir bei der Einarbeitung und während deiner gesamten Zeit bei ACTICO zur Seite
- Umgangsformen: Ein tolles Betriebsklima mit flachen Hierarchien, eine Kultur der "offenen Tür" und ein respektvoller Umgang ist uns wichtig