Jobbeschreibung
MedCom GmbH mit Sitz in Darmstadt, ist ein seit 1997 international operierendes, kleines aber stetig wachsendes Softwareunternehmen in der Medizintechnik. Schwerpunkte sind Forschung und Entwicklung sowie Software & Hardware für Krebs-Treatment wie Brachy- oder Biopsie.
Wir suchen SIE zur Unterstützung in unserem Office in Teilzeit oder Vollzeit (angedacht sind ca 35 Stunden, wir sind flexibel und gehen gern auf Ihre Wünsche ein).
Ihr Aufgabengebiet ist vielseitig und deswegen suchen wir eine Sekretärin/einen Officemanager, die/der durch das breit gefächerte Aufgabenspektrum in den Bereichen Kommunikation, Organisation und Administration den Vorgesetzten und Teams die nötige Unterstützung und Entlastung schaffen kann.
Ihre Aufgabengebiete:
Sie sind Dreh- und Angelpunkt für folgende administrative Aufgaben:
- Büroorganisation,
- vorbereitende Buchhaltung & Ablage,
- administrative Unterstützung bei EU Projekten (Abrechnung der EU Projekte nach Vorgaben und auch deutsche Forschungsprojekte),
- Rechnungen schreiben (auf deutsch und englisch),
- Post- und Paketversand international, mit Verständnis für Zollangelegenheiten und internationalem Rechnungsverkehr
- Reisen im Inland und Ausland buchen sowie später die Dienstreisen abrechnen,
- Bestellungen tätigen,
- Unterstützung in der Personalverwaltung,
- Telefonannahme,
- Gästebewirtung.
Sie sind auch mit unserem Steuerbüro in engem Austausch und der (inter)nationale Versand wird über die Online-Plattformen der Anbieter abgewickelt.
Sie werden schrittweise eingearbeitet und haben Unterstützerinnen, die bereits langjährige (Firmen- und Berufs-)Erfahrung haben.
Das Unternehmen ist klein aber fein und familiär. Für Ihren Aufgabenbereich ist es wichtig, dass Sie eine schnelle Auffassungsgabe haben und ein Organisationstalent bei der täglichen Routine sind. Sie sind flexibel, zuverlässig und mit obigen Tätigkeiten vertraut. Sie fühlen sich wohl im Sekretariat oder Verwaltungsbereich und kennen sich gut mit den anfallenden Tätigkeiten aus. Ihre Arbeitsweise ist organisiert und Sie können Arbeitsschritte sowie Aufgaben exzellent priorisieren. Da unser Unternehmen sowohl von den Mitarbeitern als auch von den Aufgaben her international aufgestellt ist, sollte neben sehr guten Deutschkenntnissen auch Ihr Englisch sehr gut sein.
Eine entsprechende Ausbildung wäre vorteilhaft (Quereinsteiger mit entsprechenden Kenntnissen sind ebenfalls herzlich willkommen) sowie oben aufgeführte Aufgaben gern auszuführen. Wichtig ist auch, dass Sie entsprechende Erfahrung mitbringen. MS Office Kenntnisse setzen wir ebenfalls vorraus, sehr gute Excel-Kenntnisse sind darüber hinaus ein Muss, da dies auch für die EU-Projektunterstützung wichtig ist.
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