Jobbeschreibung
Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre und Verwaltung.
Im Büro des Kanzlers ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer
Teamassistenz (m/w/d)
zu besetzen. Als kommunikatives Organisationstalent mit dem Gespür für Handlungsnotwendigkeiten und Prioritäten unterstützen Sie den Kanzler und die Mitarbeitenden des Kanzlerbüros engagiert im zunehmend digital organisierten Tagesgeschäft sowie bei strategischen Projekten.
Stellenmerkmale
- unbefristet
- 100 % einer Vollbeschäftigung
- vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 9a TV-L
- Sie unterstützen in allen administrativen und operativen Aufgaben und erledigen allgemeine Verwaltungsaufgaben.
- Als erste Ansprechperson für die Mitarbeitenden und Externe koordinieren Sie die Anfragen an das Büro des Kanzlers über unterschiedliche Zugangskanäle und sorgen dafür, dass alle Anliegen zeitgerecht bearbeitet werden.
- Sie planen und koordinieren Termine und (virtuelle) Besprechungen inklusive Agenda und Protokollführung.
- Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie die Nachverfolgung von Beschlüssen.
- Sie arbeiten bei unterschiedlichen Projekten mit: als Schnittstelle zwischen dem Büro des Kanzlers und dem Projektteam sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation, unterstützen bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen und Berichten, koordinieren Zuarbeiten, bereiten Daten auf und erstellen Präsentationen.
- Sie haben den Überblick über das Budget des Kanzlerbüros und zugeordneter Kostenstellen, einschließlich der Rechnungsbearbeitung und -prüfung.
- Sie bereiten personalrelevante Vorgänge vor.
- Sie planen und organisieren die Dienstreisen des Kanzlers, inklusive der Vorbereitung der Abrechnung der Reisekosten.
- Sie empfangen und betreuen die Gäste des Kanzlers.
- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation.
- Sie verfügen über gute Kenntnisse der Verwaltungsabläufe und relevanter Rechtsgrundlagen.
- Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit.
- Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Büro- und Kommunikationssoftware, insbesondere in den MS Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
- Sie haben Freude an der Digitalisierung administrativer Prozesse.
- Sie arbeiten gern im Team und sind in der Lage, sich selbst und ein ganzes Büro zu organisieren. Auch wenn es mal hektisch wird, behalten Sie den Überblick.
- Sie haben ein freundliches und lösungsorientiertes Auftreten.
- flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
- eine betriebliche Altersvorsorge
- ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)