Jobbeschreibung
Seit über 25 Jahren stellen wir Menschen in den Mittelpunkt unserer Arbeit. Unter dem Dach der Ambulanten Pflege erbringt die PHÖNIX – Soziale Dienste – gemeinnützige GmbH Hilfen im Rahmen der Persönlichen Assistenz und Eingliederungshilfe. Wir haben unseren Hauptsitz in Berlin-Spandau, doch unsere mehr als 200 Mitarbeitenden sind in ganz Berlin unterwegs, um Menschen mit unterschiedlichsten Einschränkungen zu versorgen, zu pflegen und sozialpädagogisch zu begleiten. Für unsere Arbeit sind dabei die individuelle Selbstbestimmung und der Erhalt der persönlichen Lebensqualität in gewohnter häuslicher Umgebung von zentraler Bedeutung. Gegenseitige Akzeptanz, Vertrauen und Respekt sind Grundlagen unseres professionellen Alltags.
Werde auch Du Teil der PHÖNIX – Soziale Dienste – gGmbH und starte bei uns in komfortabler Wochenarbeitszeit zwischen 35 und 30 Stunden als:
Kaufmännischer Mitarbeiter:in (m/w/d) in der Personalverwaltung.
Du verfügst bereits über Erfahrung in der Personalsachbearbeitung, mindestens aber über belastbare Erfahrungen und Kenntnisse in der Sachbearbeitung und in der Büroorganisation. Du stehst unseren Mitarbeiter:innen zur Seite und arbeitest eng mit unserem Recruiting zusammen. Die Vielseitigkeit der Aufgaben und Themen erfordern Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Lust darauf, ständig Neues zu lernen.
- Unterstützung des Bereichs Recruiting (Kommunikation mit Bewerber:innen, Unterstützung im weiteren Bewerbungsprozess)
- Erstellen von Arbeitsverträgen aus Vorlagen und Teilnahme am Einstellungsprozess und am gesamten Onboarding
- Bearbeiten von Krankmeldungen und Bearbeitung der Urlaubsplanung
- Bearbeiten von Meldungen an die BGW
- Überwachen von Fristen und proaktive Kommunikation mit unseren Teamleiter:innen und Mitarbeiter:innen
- Erstellen von Bescheinigungen, interner und externer Post
- Ordnungsgemäße Pflege von Personalakten
- Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen, Messen und Fortbildung
- Pflegen von Listen und Eingabe von Daten
- Dokumentation und Ablage
- Allgemeine Büroorganisation (Postbearbeitung, Führen von digitalen und physischen Akten, Übernahme der Empfangstelefonie, Protokollieren von Besprechungen, Kuvertieren von Massenpost
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. im Bereich Büromanagement oder eine damit vergleichbare Qualifikation bzw. mehrjährige Berufserfahrung in der Sachbearbeitung und Büroorganisation in einem mittelständischen Unternehmen, idealerweise im sozialen Bereich.
- Du verfügst über mehrjährige Erfahrung in der Sachbearbeitung und in der Büroorganisation und -verwaltung, idealerweise in einem sozialen Arbeitsumfeld.
- Du arbeitest gerne mit Tabellen, Datenbanken und Textverarbeitung.
- Du beherrschst den sicheren Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere in Excel, WORD (u.a. verfassen von Standardschreiben und Serienbriefen) und in Outlook.
- Du bist kommunikativ und serviceorientiert und arbeitest generell gerne mit und für Menschen.
- Du hast bereits Erfahrung in der Bearbeitung und Beantwortung von Behördenkommunikation.
- Deine deutsche Ausdrucksweise ist sowohl mündlich als auch schriftlich sehr gut.
- Wir starten mit einem fairen und leistungsgerechten Gehalt, reichlich Eigenverantwortung, Arbeitszeiten, die zu Deinem Privatleben passen und einer Arbeitsumgebung, die es Dir leicht macht, jeden Tag gerne zur Arbeit zu gehen.
- Du arbeitest im Team und wir achten darauf, dass Du gesehen und gehört wirst. Deine Fragen, Anregungen, Erfahrungen bringen uns gemeinsam weiter.
- Zuschuss für das Firmenticket der BVG im Jahresabonnement oder für das Deutschlandticket der Deutschen Bahn.
- Wir schätzen Zeit als wichtige Ressource. Das persönliche Gespräch und der Wert der individuellen Selbststimmung stehen bei uns ganz oben.
- Besonderes Augenmerk legen wir auf eine fundierte Einarbeitung, denn darin sehen wir den Schlüssel für den Erfolg und den Spaß an der Arbeit unserer Mitarbeiter:innen.
- Das Thema Weiterbildung ist uns genauso wichtig wie eine gute und wertschätzende Führungskultur.