Jobbeschreibung
Die Verwaltung des Max-Planck-Instituts für extraterrestrische Physik (MPE), des Max-Planck-Instituts für Astrophysik (MPA) und der Max Planck Computing and Data Facility (MPCDF) ist eine zentrale Serviceeinrichtung und betreut rund 650 Institutsangehörige. Die gemeinsame Verwaltung ist organisatorisch dem MPE am Standort Garching bei München zugeordnet.
Das MPE und das MPA sind weltweit führend auf dem Gebiet der Astrophysik, die MPCDF unterstützt deutschlandweit die Max-Planck-Institute im Bereich des Hochleistungsrechnen, der Applikationsentwicklung und im Datenmanagement.
Für die gemeinsame Verwaltungsleitung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Projektkoordinator*in für Digitalisierung und Prozessmanagement
02/2024
- Koordination und Management von Projekten im digitalen Umfeld; Projektplanung und ‑steuerung, Moderation und Koordination notwendiger Termine; Controlling und Kommunikation des Projektfortschritts an das Projektteam
- Unterstützung bei Prozessoptimierungen und IT-gestützten Skalierungs- und Automatisierungsthemen; Aufnahme und Dokumentation von Sollprozessen, Analyse von Kennzahlen und Ableitung erforderlicher Maßnahmen; Erstellen von Leitfäden zu neuen Prozessen
- Unterstützung bei der Einführung neuer Arbeitstools
- Prüfung und Einhaltung der Projektziele hinsichtlich Kosten, Umfang und Qualität
- Enge Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Abteilungen und externen Partnern
- Eigenständige und aktive Unterstützung der Verwaltungsleitung sowie der Abteilungsleitungen in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Sie stellen das Terminmanagement sowie einen reibungslosen Tagesablauf durch eine eigenständige Büroorganisation sicher
- Sie erstellen für die Verwaltungsleitung inhaltliche sowie konzeptionelle Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für verschiedenste Zielgruppen
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Assistenz- / Sekretariatsbereich
- Erfahrung im öffentlichen Dienst sowie wissenschaftlichen Umfeld
- Kenntnisse im Projektmanagement sowie in der Organisation und dem Management von komplexen Prozessen
- Arbeit im internationalen und interkulturellen Umfeld
- IT- und Technikaffinität; optimalerweise sind Sie mit digitalen Ansätzen bereits vertraut
- Sie überzeugen durch eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
- Sie sind ein Organisationstalent und Teamplayer*in mit hoher Eigenmotivation
- Proaktivität, Eigenverantwortlichkeit, Teamgeist und Flexibilität bereiten Ihnen Freude
- Hohe Loyalität und Diskretion sind für Sie selbstverständlich
- Die englische Sprache beherrschen Sie sehr gut in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang in den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) rundet Ihr Profil ab
- Eine interessante und anspruchsvolle Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld
- Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 10 TVöD (Bund)
- Sozialleistungen werden vergleichbar zum öffentlichen Dienst gewährt, einschließlich einer betrieblichen Altersversorgung
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen
- Sie arbeiten bei uns in einem dynamischen Team mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien
- Wir bieten Ihnen 30 Tage Urlaub pro Jahr
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitmodelle; es besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur Arbeit in Teilzeit und wir bieten Eltern Unterstützung bei der Suche nach geeigneten Betreuungsplätzen
- Der Arbeitsplatz ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar; bei Nutzung des MVV- und Deutschland-Jobtickets wird ein entsprechender Zuschuss gezahlt
- Kostenlose Parkplätze sind ebenfalls ausreichend vorhanden