Jobbeschreibung
Die Frankfurt School of Finance & Management ist eine von EQUIS, AACSB und AMBA international akkreditierte, forschungsstarke Business School im Universitätsrang. Wir orientieren uns am Prinzip des lebenslangen Lernens und bieten persönliche und fachliche Weiterbildung auf allen Karrierestufen an.
Für unseren Bereich „Executive Education“ (Weiterbildungsangebote für Fach- und Führungskräfte) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz / Assistenz der Bereichsleitung (m/w/d)
- Reporting und Monitoringaufgaben
- Erstellung von regelmäßigen Reports in Excel
- Übernahme von Controlling-Aufgaben und Monitoring bereichsbezogener Leistungs- und Ergebniskennziffern
- Unterstützung in operativen, konzeptionellen und planerischen Aufgaben
- Pflege, Beobachtung und Auswertung verschiedener Ausschreibungs- und Firmenplattformen zwecks Angebotserstellung
- Zusammenstellung und koordinierte Ablage von Dokumenten für Ausschreibungen, Akkreditierungen und Rankings
- Bearbeitung von Dozentenbewertungen
- Unterstützung der Bereichsleitung bei Koordination und Besprechungen
- Schnittstelle zwischen den verschiedenen Teams innerhalb und außerhalb der Executive Education
- Vorbereitung von Unterlagen für Projekte und Regel-Meetings (z. B. Präsidiumssitzung)
- Organisation von internen und externen Besprechungen inkl. der Vor- und Nachbereitung
- Erstellung von Einarbeitungsplänen inklusive der Terminkoordination von bereichsübergreifenden Einführungsgesprächen
- Projektbezogene Unterstützung
- Fallweise, themenbezogene Mitarbeit in Projekten und agilen Arbeitsgruppen
- Erarbeitung und Pflege von Organigramm und Stellenbeschreibungen des Bereichs
- Entwicklung und Durchführung von Optimierungsmaßnahmen (Strukturierung der Laufwerke, Aktualisierung der Outlookverteiler)
- Weitere administrative Tätigkeiten
- Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder kaufmännische Ausbildung
- Mind. 2-jährige Berufserfahrung und Erfahrungen im Projektmanagement
- Anwenderkenntnisse in CLM, TG, Epro
- Team- und Organisationsfähigkeit
- Ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung, Kooperations- und Kommunikationsvermögen sowie Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit
- Schnelle Auffassungsgabe und Aufgeschlossenheit für neue Aufgaben
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse, Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache wünschenswert
- Fundierte Anwenderkenntnisse in MS Word, Outlook und PowerPoint und gute bis sehr gute Kenntnisse in MS Excel
- Gute Kenntnisse bzgl. der Einführung und Nutzung von Videokonferenzsystemen und sog. Shared Collaboration Tools
- Flexibles Gleitzeitmodell und die Möglichkeit zum teilweise mobilen Arbeiten
- 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) sowie ein halber Tag extra Urlaub für den eigenen Geburtstag und am Faschingsdienstag
- Ein modernes und internationales Arbeitsumfeld mit einem großartigen und sehr engagierten Team
- Die Möglichkeit, an internen und externen Weiterbildungen teilzunehmen, kostenlose Englisch- und Deutschkurse auf dem Campus
- Sport und Gesundheit (kostenlose Sportkurse und vergünstigte Mitgliedschaften)
- Mitarbeiterrabatte und Preisnachlässe (Corporate Benefits Programm & Benefits Programm der Commerzbank – Company & More)
- Optionen für Mitarbeiter:innen-Sabbaticals
- Betriebliche Altersvorsorge und ein vergünstigtes Deutschlandticket