Jobbeschreibung

Können Sie sich mit unserem Motto "Stuttgart von Beruf" identifizieren? Dann finden Sie bei der Landeshauptstadt Stuttgart ideale Entfaltungsmöglichkeiten!

Die Vielfalt unserer Berufsfelder spiegelt sich auch in unserer bunten Personalzusammensetzung wider. Bei uns sind alle Bewerber*innen (m/w/d) gleich wertvoll und willkommen. Wir begrüßen außerdem Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten. Teilzeitarbeit ist auch auf Vollzeitstellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.

Mitarbeiter*in für die Hauptaktei (m/w/d)

Wir suchen zum 01.07.2023 mehrere Mitarbeiter*innen für die Hauptaktei beim Sachgebiet Informationsservice der Abteilung Allgemeiner Service im Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stellen sind befristet, das Ende der Befristungszeiträume variiert zwischen dem 26.11.2024 und dem 30.06.2026.

Rund 16.000 Beschäftigte gestalten das öffentliche Leben der Landeshauptstadt Stuttgart und stellen sicher, dass im Kessel alles rund läuft. Unter www.stuttgart.de/karriere finden Sie alle wichtigen Informationen zu unseren vielfältigen Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten.

In der Hauptaktei verwalten wir die laufenden Akten des Bürgermeisteramts und üben die Fachaufsicht über die Akteien der Fachämter aus. Wir sind zudem die Posteingangsstelle des Bürgermeisteramtes.

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Sie registrieren Vorgänge nach Aktenplan
• Sie versenden die registrierten Vorgänge und legen diese ab
• Sie führen die Termin- und Aktenüberwachung für den laufenden Schriftverkehr mit den Bürger*innen durch
• Sie recherchieren zu verschiedenen Sachverhalten
• Sie tragen aktiv dazu bei, dass sämtliche Akten des Bürgermeisteramtes zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind

Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, eine abgeschlossene, anerkannte dreijährige Ausbildung in einem Verwaltungsberuf (Verwaltungsfachangestellte*r oder Angestelltenlehrgang I) bzw. im kaufmännischen Bereich oder über eine vergleichbare Qualifikation mit Bezug zur Verwaltung
• Fachwissen über den organisatorischen Aufbau und die Abläufe einer Stadtverwaltung ist von Vorteil
• fundierte Kenntnisse in dem oben genannten Aufgabengebiet bzw. zu Themen wie Aktendigitalisierung und Dokumentenmanagementsystemen wären wünschenswert
• Sie können gute EDV-Kenntnisse vorweisen
• Sie sind eine teamorientierte und freundliche Persönlichkeit, die sich durch eine sorgfältige Arbeitsweise auszeichnet
• Sie verfügen über ein sicheres Auftreten und gute Umgangsformen

Freuen Sie sich auf:

• eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit in einem tollen, kollegialen Team
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle
• persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
• Gesundheitsmanagement und Sportangebote
• betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
• ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
• einen zukunftssicheren Arbeitsplatz mitten in Stuttgart

Wir bieten Ihnen Dienstposten der Besoldungsgruppe A 9. Entsprechende Planstellen stehen zur Verfügung. Im Beschäftigungsverhältnis erfolgt die Eingruppierung bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 8 TVöD.

Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Herr Loose unter 0711 216-91170 oder manuel.loose[AT]stuttgart.de gerne zur Verfügung.

Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 20.04.2023 an unser Online-Bewerberportal.

Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl 101/0003/2023 an das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Katharinenstr. 20, 70182 Stuttgart, senden.

Bitte senden Sie uns im Fall einer Papierbewerbung nur Kopien ohne Plastikhüllen o. Ä., da keine Rücksendung erfolgt. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden alle Unterlagen vernichtet.

www.stuttgart.de/stellenangebote

Mitarbeiter*in für die Hauptaktei (m/w/d) Festanstellung Vollzeit Landeshauptstadt Stuttgart Stuttgart Öffentlicher Dienst & Verbände Kaufleute, Verwaltung,Öffentlicher Dienst,Verwaltung Festanstellung Vollzeit Berufseinsteiger Mit ihren mehr als 19.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist die Landeshauptstadt viertgrößte Arbeitgeberin in der Region Stuttgart. Mehr