Job Description
Office Manager (m/w/d) in München LOCATION: München DEPARTMENT: Creative Artists Agency GmbH THE AGENCY Die Creative Artists Agency (CAA) ist die weltweit führende Agentur für Unterhaltung und Sport mit Büros in Los Angeles, New York, Nashville, London und Peking. Die 1975 gegründete CAA vertritt viele der erfolgreichsten Profis aus den Bereichen Film, Fernsehen, Musik, Theater, Videospiele, Sport und digitale Inhalte und bietet eine Reihe von strategischen Marketing- und Beratungsdienstleistungen für Firmenkunden an. OVERVIEW Zur Verstärkung unseres Teams im CAA Office in München suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Office Manager/in, der/die als erste/r Ansprechpartner/in für das Münchener Büro fungiert, exzellenten Kundenservice bietet und als Teil des Facility-Teams den Empfang betreut sowie das Büro organisiert. Deine Aufgaben bei uns: Du bist das Aushängeschild der Firma und in dieser Rolle empfängst und begrüßt Besucher und sorgst für einen professionellen und freundlichen Umgang mit ihnen Du bist der Erstkontakt für die anderen internationalen CAA-Büros (z. B. zu laufenden Aufgaben, Geschenkeinkäufen, Kurieranfragen) und unterstützt diese bei der Umsetzung ihrer Anfragen Du kümmerst dich um Bestellungen von z.B. Büromaterialien, Getränken, und anderer notwendiger Ressourcen Du stellst sicher, dass alle Besprechungsräume jederzeit vorzeigbar sind und nimmst Buchungen für Besprechungsräume und Konferenzen für Kollegen und Führungskräfte entgegen Du unterstützt den Internationalen Facilities Manager) bei der Planung und Umsetzung von Bürorenovierungen, -modernisierungen und Umzügen in enger Zusammenarbeit mit der lokalen Führung Du übernimmst die Rolle des Sicherheitsbeauftragten und leitest die vierteljährlichen ASA-Meetings gemeinsam mit der Sicherheitsbehörde Du unterstützt bei der Einhaltung lokaler Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften Du unterstützt bei der Organisation von Catering und Veranstaltungen im Büro Was solltest du mitbringen? Fundierte Erfahrung im Office-Management sowie die Fähigkeit, bestehende Prozesse strukturiert und effizient zu verfolgen und zu optimieren Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Level jeweils C1) Hervorragende organisatorische Fähigkeiten Eine schnelle Auffassungsgabe, gepaart mit hoher Disziplin und Eigenverantwortung Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an wechselnde geschäftliche Anforderungen und Aufgaben Ein grundlegendes Verständnis der Abläufe in einer Agentur ist von Vorteil Was bieten wir dir? Spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem spannenden Umfeld in einer international renommierten Agentur Vielfältige Benefits wie z.B. das Deutschlandticket, Jobrad und verschiedene Firmenevents sowie einer eigenen Elternzeitrichtlinie Fundierte fachliche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten Die Tätigkeit des Office-Managers (m/w/d) erfordert tägliche Anwesenheit im Büro zu festgelegten Arbeitszeiten. Home Office ist nicht möglich. Please provide complete and legible information. An incomplete application may affect your consideration for employment. Jetzt bewerben
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