Assistenz (w/m/d) der Stabsstelle EU-Büro (EUP) in TZ (19,5 Std./W.)

Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY

Job Description

Für den Standort Hamburg suchen wir:

Assistenz (w/m/d) der Stabsstelle EU‑Büro (EUP) in TZ (19,5 Std./W.)

Entgeltgruppe 9a | Unbefristet | Start: frühestmöglich | ID: VMA025/2025 | Bewerbungsschluss: 14.05.2025 | Teilzeit | Mobile Arbeit möglich

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Herausforderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungs­infrastruktur, interdisziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeitsumfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.

Das EU-Büro (EUP) bei DESY ist die zentrale Anlaufstelle für alle Fragen zur EU‑Forschungsförderung und untersteht direkt dem Direktorium als eigenständige Stabsstelle. Es bietet umfassende Unterstützung über den gesamten Projektzyklus hinweg – von der Ideenfindung über die Antragstellung und Projekt­durchführung bis hin zum Abschlussbericht – und trägt dazu bei, dass Förderanträge effizient ausgearbeitet, mit hoher Erfolgschance eingereicht und bewilligte Projekte professionell umgesetzt werden. Zudem spielt das EUP eine Schlüsselrolle bei der strategischen Positionierung von DESY in Europa sowie bei der Vernetzung der Wissenschaftler:innen mit EU‑Initiativen und ‑Partnerschaften.


  • Prüfung und Bearbeitung von Förderanträgen: Prüfung der formellen Anforderungen, Einholen fehlender Informationen sowie Erfassung und Aufbereitung von Daten für Berichte
  • Unterstützung bei der Koordination von Antragsprozessen: Organisatorische Vor- und Nachbereitung von sowie Teilnahme an Konsortiumssitzungen inkl. Erstellung von Agenden, Protokollierung und Dokumentenmanagement – vollständig in englischer Sprache, Abstimmung von Terminen
  • Assistenz- und Sekretariatsaufgaben: Übernahme anfallender Korrespondenztätigkeiten in Deutsch und Englisch, Mitorganisation von Veranstaltungen, Büroorganisation, Terminkoordination, Layouten von Präsentationen und Dokumenten, Vor- und Nachbereiten von Vorgängen, Einholen von Auskünften und Informationen sowie Themenrecherche und ‑auswertung (meist in Englisch), Pflege der Webseite in Zusammenarbeit mit dem Team, Einholen von zeitkritischen Unterschriften sowie Unterstützung der Betreuung von strategischen Kooperationen und Projekten

  • Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung oder gleichwertige Fachkenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Sehr gute Verwaltungs- und Organisationskenntnisse
  • Ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement und der Priorisierung von Aufgaben
  • Selbstständigkeit, Eigeninitiative und strukturiertes Arbeiten mit hoher Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein
  • Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen sowie persönliche Integrität und Loyalität
  • Erfahrungen im Terminmanagement und der Organisation von Veranstaltungen
  • Teamfähigkeit, Flexibilität sowie eine serviceorientierte Arbeitsweise
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50 %). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheits­management sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungs­angeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV‑AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket)

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