Job Description
IG BAUPHYSIK steht seit über 20 Jahren für Innovation und Qualität in der Bauphysik. An unseren Standorten in Hohenbrunn, Rosenheim und Donauwörth vereinen wir interdisziplinäres Fachwissen in den Bereichen Bau- & Raumakustik, Schallimmissionsschutz & Technische Akustik, Wärmeschutz & Energieberatung sowie Feuchteschutz und Sachverständigentätigkeit. Gemeinsam gestalten wir aktiv eine nachhaltige Bauweise von morgen.
Als Teil unseres Teams im Backoffice unterstützen Sie in vielfältigen administrativen Bereichen. Ihre Tätigkeitsschwerpunkte umfassen unter anderem die Büroorganisation, Terminplanung und Bearbeitung der Korrespondenz. Sie wirken bei der vorbereitenden Finanz- und Lohnbuchhaltung mit sowie bei der Rechnungsstellung und der Stammdatenpflege. Zudem unterstützen Sie im Personalwesen, in der Materialwirtschaft und dem Büromitteleinkauf sowie in der telefonischen und schriftlichen Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Darüber hinaus begleiten Sie das Fuhrparkmanagement und koordinieren anstehende Wartungen.
Die ausgeschriebene Stelle ist als befristete Festanstellung in Vollzeit (35–40 Stunden pro Woche) als Elternzeitvertretung für bis zu 3,5 Jahre mit möglicher Übernahme zu besetzen.
- Büroorganisation & Administration: Unterstützung im Tagesgeschäft, Bearbeitung der Korrespondenz, Terminplanung
- Finanz- und Lohnbuchhaltung (vorbereitend): Unterstützung bei Rechnungsstellung, Rechnungsverfolgung, Mahnwesen, Belegwesen und Stammdatenpflege
- Personalwesen: Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten, Unterstützung im Recruiting-Prozess, Unterstützung im Bereich On- und Offboarding von Personal
- Materialwirtschaft & Einkauf: Bestellungen, Büromitteleinkauf
- Telefonische & schriftliche Kommunikation: Ansprechpartner für Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten
- Fuhrparkmanagement: Koordination von Fahrzeugen und Wartungen
- Messgerätemanagement: Organisation / Widervorlage Eichung / Kalibrierung und Wartung
Strukturierte Abläufe und ein reibungslose organisierter Büroalltag liegen Ihnen? Sie arbeiten gerne selbstständig, behalten den Überblick und schätzen ein vielseitiges Aufgabenfeld? Dann bringen Sie idealerweise Folgendes mit:
- Abgeschlossene Ausbildung zur Kauffachkraft für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook) und idealerweise Erfahrung mit DATEV
- Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit im Team
- Erste Berufserfahrung von Vorteil – gerne aber auch Berufseinsteiger