Job Description
Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.
Kommen Sie zu uns als
Teamassistent / Teamassistentin - Innere Medizin - Kardiologie / Geriatrie (m/w/d)
für die Klinik für Innere Medizin – Kardiologie und Intensivmedizin im Vivantes Auguste-Viktoria-Klinikum sowie für die Klinik für Innere Medizin – Geriatrie an den Standorten Vivantes Auguste-Viktoria-Klinikum sowie Vivantes Wenckebach-Klinikum zum nächstmöglichen Termin.
- Übernahme der eigenverantwortlichen Leitung des Sekretariats sowie selbstständige Bearbeitung routinemäßiger Aufgaben
- Organisation des Bürobetriebs inklusive Planung und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen sowie Koordination von Terminen, Räumen und Unterlagen
- Terminmanagement mit eigenständiger Priorisierung und Verwaltung von Terminen und Aufgaben, einschließlich Postbearbeitung
- Verantwortung für die Führung und Pflege der gesamten Korrespondenz der Chefärztin
- Betreuung des Publikumsverkehrs, professionelle Kommunikation und Bearbeitung eingehender Anfragen
- Mitschreiben von Arztbriefen nach Phonodiktat
- Koordination und Administration der privatärztlichen Sprechstunde
- Bearbeitung von Anfragen des MDK, der Krankenkassen, des Versorgungsamts und weiterer Institutionen
- Organisation und Koordination von Versicherungsfällen
- Unterstützung bei der Dienstplanung, Optimierung der Personalorganisation bei Personal ausfällen sowie Überprüfung der Urlaubsplanung
- Koordinierung und Administration von Famulaturen, Praktika und Betreuung von Studierenden des akademischen Lehrkrankenhauses im Praktischen Jahr
- Übernahme der Funktion als Wahlleistungs-Manager/in inklusive Koordination der Anliegen von Wahlleistungspatientinnen und -patienten
- Verantwortung für die Planung, Steuerung und Überwachung finanzieller Ressourcen der Klinik zur Sicherstellung der vereinbarten Wirtschaftlichkeitsziele
- Erstellung und Überprüfung von Konzepten, Berichten, Präsentationen und Statistiken unter eigenständiger Recherche und Aufarbeitung der Ergebnisse
- Durchführung von Projekten und Sonderaufgaben
- eigenständige Vorbereitung, Bearbeitung und Steuerung von Zertifizierungen und Rezertifizierungen einschließlich Kommunikation mit der zertifizierenden Stelle
- Planung und Durchführung interner sowie externer Veranstaltungen inklusive Budgetmanagement, Beauftragung von Dienstleistungen sowie Erstellung von Zeit- und Ablaufplänen
- übergeordnete Koordination und Leitung der Sekretariate beider Fachabteilungen ohne direkte Personalverantwortung
- abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Position
- Beherrschung der fachspezifischen medizinischen Nomenklatur
- sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- sicheres Englisch
- hervorragende kommunikative Fähigkeiten
- diplomatisches Durchsetzungsvermögen, Diskretion und Loyalität
- Organisationstalent und kompetentes Auftreten, auch in anspruchsvollen Situationen
- hohes Engagement und außerordentliche Anpassungsfähigkeit bei der Bewältigung der täglichen Anforderungen
- eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
- ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
- fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
- attraktive leistungsgerechte Vergütung nach TVöD
- eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
- Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
- Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
- Entwicklungs- und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
- sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
- kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
- attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
- eine betriebliche Altersversorgung (VBL)
- bezuschusste Altersvorsorge durch Gehaltsumwandlung möglich
Rahmenbedingungen:
- Entgelt nach EG 8 TVöD
- Arbeitszeit 39 Wochenstunden
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
- ein attraktives, verantwortungsvolles Aufgabengebiet
- der Einsatzort erfolgt am Vivantes Auguste-Viktoria-Klinikum und Vivantes Wenckebach-Klinikum
Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit – Nachweis der Masernimmunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.
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